Khi Excel hiện một công thức dưới dạng văn bản thay vì kết quả của nó, ô đang được định dạng là Text hoặc công thức bắt đầu bằng dấu nháy đơn ('=B2*C2) hay dấu cách. Hãy xóa dấu nháy đơn hoặc dấu cách, hoặc đặt ô thành General, rồi nhấp vào ô và nhấn Enter. Nếu mọi công thức trên trang tính đều hiện dạng văn bản, Show Formulas đang bật: nhấn Ctrl+` để tắt. Khi kết quả không thay đổi lúc bạn sửa số, chế độ tính toán đang là Manual: chọn Formulas > Calculation Options > Automatic.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Item | Price | Qty | Total |
| 2 | Desk | 240 | 2 | =B2*C2 |
| 3 | Chair | 85 | 4 | =B3*C3 |
| 4 | Lamp | 40 | 3 | 120 |
D2 và D3 hiện chính công thức. D2 bắt đầu bằng dấu nháy đơn, dấu này báo cho Excel biết "đây là văn bản" và bị ẩn trong ô (bạn thấy nó trên thanh công thức). D3 có một dấu cách trước =. Chỉ D4 là công thức, và nó hiện 120. Nhấp vào D2, xóa dấu nháy đơn để ô chứa =B2*C2, rồi nhấn Enter: ô sẽ hiện 480.
Ô được định dạng là Text
Một ô định dạng Text giữ nguyên mọi thứ bạn gõ đúng như khi gõ, kể cả công thức. Chuyện này xảy ra khi một cột được đặt thành Text để giữ số 0 ở đầu, hoặc khi việc nhập dữ liệu đặt kiểu cột thành Text.
- Chọn các ô rồi chọn Home > Number Format > General (danh sách thả xuống trong nhóm Number).
- Chỉ đổi định dạng là chưa đủ: Excel chỉ đọc một công thức khi nó được nhập. Nhấp vào từng ô (hoặc nhấn F2) rồi nhấn Enter.
- Với cả một cột, chọn cột đó và dùng Data > Text to Columns > Finish. Thao tác này nhập lại mọi ô cùng một lúc.
Các bước này cũng sửa được những số đã gõ vào ô Text, vốn không cộng được (xem phần về số được lưu dưới dạng văn bản bên dưới).
Show Formulas đang bật
Nếu mọi công thức trên trang tính đều hiện dạng văn bản, Show Formulas đang được bật: Formulas > Show Formulas, hoặc Ctrl+ (phím nằm dưới Esc; Control+ trên Mac). Nhấn lần nữa để chuyển lại. Rất dễ vô tình nhấn phải phím này.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Item | Price | Qty | Total |
| 2 | Desk | 240 | 2 | 480 |
| 3 | Chair | 85 | 4 | 340 |
| 4 | Lamp | 40 | 3 | 120 |
| 5 | Total | 940 |
Nhấp Công thức phía trên trang tính này: mọi ô hiện công thức của nó, giống hệt Show Formulas của Excel. Nhấp lần nữa để thấy 480, 340, 120 và tổng là 940. Chế độ này thuộc về trang tính chứ không thuộc về workbook, nên các trang tính khác vẫn có thể hiện kết quả.
Số được lưu dưới dạng văn bản: SUM trả về 0 hoặc quá ít
Công thức không sai, nhưng một số con số mà nó cộng lại là văn bản. SUM bỏ qua văn bản mà không báo lỗi gì, nên tổng chỉ đơn giản là quá thấp.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Month | Sales | Type |
| 2 | Jan | 120 | number |
| 3 | Feb | 80 | text |
| 4 | Mar | 95 | number |
| 5 | Apr | 60 | text |
| 6 | |||
| 7 | Total | 215 |
B7 hiện 215, chỉ là tổng của tháng 1 và tháng 3. Trong Excel, số dạng văn bản được căn trái trong ô và có tam giác xanh; chọn chúng, nhấp vào biểu tượng cảnh báo và chọn Convert to Number. Nếu dữ liệu được làm mới từ một nguồn bạn không sửa được, hãy chuyển đổi ngay trong công thức, như ở bài tập cuối trang này. Trang chuyển văn bản thành số có mọi cách làm.
Chế độ tính toán đang là Manual
Ở chế độ Manual, công thức giữ kết quả cũ cho tới khi bạn tính lại. Trang tính trông vẫn ổn, nhưng các con số đã lỗi thời, và một công thức được kéo xuống sẽ hiện kết quả của hàng đầu tiên ở mọi hàng.
- Chuyển lại: Formulas > Calculation Options > Automatic.
- Tính lại một lần mà không chuyển chế độ: F9 cho mọi workbook đang mở, Shift+F9 cho trang tính đang mở, Ctrl+Alt+F9 để tính lại mọi công thức. Trên Mac, Cmd+= và Shift+Cmd+=.
- Automatic Except for Data Tables cũng để các bảng dữ liệu (What-If Analysis) không được cập nhật.
Chế độ Manual có tính lây lan: Excel lấy chế độ từ workbook đầu tiên được mở trong một phiên làm việc, nên một tệp lưu ở chế độ Manual sẽ chuyển mọi thứ mở sau nó. Các workbook rất lớn đôi khi được cố ý đặt ở Manual để không phải tính lại sau mỗi lần sửa; khi đó thanh trạng thái hiện Calculate lúc kết quả đã lỗi thời.
Công thức có tính, nhưng không ra điều bạn mong đợi
Đôi khi lời phàn nàn là "công thức không chạy" trong khi Excel đang tính đúng những gì đã viết. Ba trường hợp thường gặp:
- Một tham chiếu bị dịch đi khi sao chép công thức. Một tỷ lệ nằm trong một ô, được đọc mà không có
$, sẽ trượt xuống cùng công thức, và các hàng bên dưới nhân với ô trống. - Tham chiếu vòng. Công thức phụ thuộc vào chính kết quả của nó, Excel hiện 0 và một cảnh báo trên thanh trạng thái. Xem tham chiếu vòng.
- Tên lỗi thay cho một con số, chẳng hạn
#NAME?khi viết sai tên hàm. Mỗi lỗi có trang riêng trong chương này.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Item | Price | With tax | Tax rate | ||
| 2 | Desk | 240 | 288 | 20% | ||
| 3 | Chair | 85 | 85 | |||
| 4 | Lamp | 40 | 40 |
D2 đúng (288), nhưng D3 hiện 85 và D4 hiện 40: công thức của chúng đọc F3 và F4, vốn trống, nên thuế bằng 0. Nhấp vào D2, đổi F2 thành $F$2, và cả cột sẽ đúng theo. Tham chiếu tuyệt đối giải thích lý do.
Cộng các số được lưu dưới dạng văn bản
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Month | Sales |
| 2 | Jan | 120 |
| 3 | Feb | 80 |
| 4 | Mar | 95 |
| 5 | Apr | 60 |
| 6 | Total |
Đến lượt bạn: Tháng 2 và tháng 4 được nhập dưới dạng văn bản, nên =SUM(B2:B5) bỏ sót chúng. Viết một công thức trong B6 cộng cả bốn tháng.
-- (hai dấu trừ) biến mỗi giá trị thành một số: văn bản trông giống số sẽ được chuyển đổi, còn số thật thì giữ nguyên. =SUMPRODUCT(B2:B5*1) và =SUM(VALUE(B2:B5)) cũng hoạt động như vậy. Khi công thức đã đúng, nó vẫn chạy đúng dù có bao nhiêu ô là văn bản đi nữa.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao Excel hiện công thức mà không hiện kết quả?
Hoặc ô đã được định dạng là Text trước khi gõ công thức, hoặc công thức bắt đầu bằng dấu nháy đơn hay dấu cách, hoặc Show Formulas đang bật. Đặt định dạng thành General (Home > Number Format > General), nhấp vào ô, nhấn Enter, và nhấn Ctrl+` nếu mọi công thức trên trang tính đều hiện dạng văn bản.
Vì sao công thức Excel không tự động cập nhật?
Chế độ tính toán đang là Manual. Vào Formulas > Calculation Options và chọn Automatic. Trong lúc chưa đổi, F9 tính lại workbook và Shift+F9 tính lại trang tính đang mở. Một workbook được lưu ở chế độ Manual cũng chuyển mọi workbook mở sau nó sang Manual.
Vì sao tổng bị thiếu một số con số?
Những số đó được lưu dưới dạng văn bản, thường sau khi nhập dữ liệu, và SUM bỏ qua văn bản mà không báo lỗi. Chúng thường được căn trái trong ô và có tam giác xanh ở góc. Chọn chúng, nhấp vào biểu tượng cảnh báo và chọn Convert to Number, hoặc cộng chúng bằng =SUMPRODUCT(--B2:B5).
Làm sao buộc Excel tính lại?
Nhấn F9 để tính lại mọi workbook đang mở, Shift+F9 cho trang tính đang mở, và Ctrl+Alt+F9 để tính lại mọi công thức kể cả khi Excel cho rằng không có gì thay đổi. Trên Mac, Cmd+= tính lại còn Shift+Cmd+= tính lại trang tính đang mở.
