Hàm SORT và SORTBY trong Excel: sắp xếp bằng công thức

=SORT(A2:C7,3,-1) trả về bảng A2:C7 được sắp xếp theo cột thứ ba, doanh số, từ lớn đến nhỏ. Bảng gốc giữ nguyên; bản sao đã sắp xếp trả tràn từ ô chứa công thức và tự sắp xếp lại khi một con số thay đổi. Đổi C7 thành 300 và Finn sẽ lên đầu.

Công thứcĐặt lại

E2fx

=SORT(A2:C7,3,-1)

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Cara	North	200
3	Ben	South	80		Dan	East	150
4	Cara	North	200		Ann	North	120
5	Dan	East	150		Eve	South	95
6	Eve	South	95		Ben	South	80
7	Finn	North	60		Finn	North	60

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

Cú pháp hàm SORT

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• array là vùng cần sắp xếp và trả về.
• sort_index là số thứ tự của cột trong array dùng để sắp xếp. Mặc định là 1.
• sort_order là 1 để sắp xếp tăng dần (mặc định) hoặc -1 để giảm dần.
• by_col là FALSE (mặc định) để sắp xếp các hàng, TRUE để sắp xếp các cột từ trái sang phải.

SORT và SORTBY cần Excel 2021, Excel 2024 hoặc Microsoft 365; các phiên bản cũ hơn hiện #NAME?. Google Sheets có cả hai hàm, dù hàm SORT ở đó nhận số cột và TRUE hoặc FALSE theo từng cặp.

Thứ tự tăng dần đặt số lên trước, rồi đến văn bản từ A đến Z, rồi FALSE và TRUE. Văn bản được so sánh không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ô trống trong array trả về 0 trong kết quả.

Cách sắp xếp theo ABC trong Excel

Để sắp xếp lại một danh sách ngay tại chỗ, bấm vào ô bất kỳ trong đó rồi chọn Data > Sort A to Z (hoặc Z to A). Nếu danh sách có các cột liền kề, Excel sắp xếp cả bảng để mỗi hàng vẫn đi cùng nhau. Dùng Data > Sort khi cần sắp xếp theo nhiều cột hoặc theo một danh sách tùy chỉnh.

Để giữ thứ tự gốc và có một bản sao theo ABC tự cập nhật, dùng SORT mà không cần đối số nào khác:

Công thứcĐặt lại

C2fx

=SORT(A2:A8)

	A	B	C
1	Name		A to Z
2	Mia		Ann
3	Ben		Ben
4	Zoe		Cara
5	Ann		Dan
6	Leo		Leo
7	Cara		Mia
8	Dan		Zoe

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

Gõ Abe vào A3 và tên này hiện lên đầu. =SORT(A2:A8,,-1) cho thứ tự từ Z đến A; hai dấu phẩy để bỏ qua sort_index. Để sắp xếp theo ABC một danh sách không lặp, hãy sắp xếp kết quả của UNIQUE: =SORT(UNIQUE(A2:A8)) (xem UNIQUE).

SORTBY: sắp xếp theo một cột không được trả về

SORT chỉ sắp xếp được theo một cột của chính vùng mà nó trả về. SORTBY nhận khóa sắp xếp là một vùng riêng, nên bạn có thể chỉ trả về tên, xếp theo doanh số:

Công thứcĐặt lại

E2fx

=SORTBY(A2:A7,C2:C7,-1)

	A	B	C	D	E
1	Name	Region	Sales		By sales
2	Ann	North	120		Cara
3	Ben	South	80		Dan
4	Cara	North	200		Ann
5	Dan	East	150		Eve
6	Eve	South	95		Ben
7	Finn	North	60		Finn

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

Kết quả là Cara, Dan, Ann, Eve, Ben, Finn. Cú pháp là =SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2], ...). Mỗi by_array phải có số hàng bằng array, nếu không SORTBY trả về #VALUE!.

Để lấy top 3, hãy lấy các hàng đầu tiên của kết quả: =TAKE(SORTBY(A2:A7,C2:C7,-1),3) trả về Cara, Dan và Ann. TAKE cần Microsoft 365 hoặc Excel 2024; trong Excel 2021 dùng =INDEX(SORTBY(A2:A7,C2:C7,-1),SEQUENCE(3)).

Sắp xếp theo nhiều cột

Đưa cho SORTBY một cặp khóa và thứ tự cho mỗi cấp. Công thức này sắp xếp theo khu vực từ A đến Z, rồi trong mỗi khu vực theo doanh số từ cao xuống thấp:

Công thứcĐặt lại

E2fx

=SORTBY(A2:C7,B2:B7,1,C2:C7,-1)

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Dan	East	150
3	Ben	South	80		Cara	North	200
4	Cara	North	200		Ann	North	120
5	Dan	East	150		Finn	North	60
6	Eve	South	95		Eve	South	95
7	Finn	North	60		Ben	South	80

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

East đứng đầu, rồi đến ba hàng North theo thứ tự Cara (200), Ann (120) và Finn (60), rồi đến South. SORT cũng làm được như vậy với mảng số cột và mảng thứ tự, dù SORTBY dễ đọc hơn:

=SORT(A2:C7,{2,3},{1,-1})

Sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh

Thứ tự ABC không phải lúc nào cũng là thứ tự bạn muốn. Để sắp xếp các khu vực theo North, East, South, hãy đổi mỗi khu vực thành vị trí của nó trong danh sách đó bằng MATCH rồi sắp xếp theo các vị trí:

Công thứcĐặt lại

E2fx

=SORTBY(A2:C7,MATCH(B2:B7,{"North","East","South"},0))

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Ann	North	120
3	Ben	South	80		Cara	North	200
4	Cara	North	200		Finn	North	60
5	Dan	East	150		Dan	East	150
6	Eve	South	95		Ben	South	80
7	Finn	North	60		Eve	South	95

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

MATCH trả về 1 cho North, 2 cho East và 3 cho South, và SORTBY sắp xếp theo các số đó. Các hàng có cùng khóa giữ nguyên thứ tự ban đầu, nên các hàng North vẫn là Ann, Cara, Finn. Cùng mẹo này giúp sắp xếp tháng hoặc thứ trong tuần theo tên: liệt kê chúng theo thứ tự lịch bên trong MATCH. Khu vực không có trong danh sách sẽ nhận #N/A từ MATCH; hãy dùng IFERROR(MATCH(B2:B7,{"North","East","South"},0),99) làm khóa để đưa những hàng đó xuống cuối.

Luyện tập: tên xếp theo doanh số

Công thứcĐặt lại

E2fx

	A	B	C	D	E
1	Name	Region	Sales		By sales
2	Ann	North	120
3	Ben	South	80
4	Cara	North	200
5	Dan	East	150
6	Eve	South	95
7	Finn	North	60

Bấm vào một ô để xem công thức. Đổi một số hoặc công thức, bảng tính sẽ tự tính lại.

Đến lượt bạn: Ở E2, chỉ trả về tên, xếp theo doanh số từ cao xuống thấp.

Kiểm traHiện đáp án

Hàm SORT hay nút Sort

Cả hai đều sắp xếp, nhưng làm những việc khác nhau:

Dùng nút bấm để sắp xếp gọn một bảng một lần. Dùng hàm cho báo cáo hoặc dashboard phải luôn được sắp xếp khi dữ liệu thay đổi. Nếu các ô bên dưới hoặc bên phải công thức không trống, hàm hiện #SPILL! thay vì danh sách đã sắp xếp; xóa các ô đó là danh sách xuất hiện (xem lỗi #SPILL!).