Văn bản và số

Ô chứa hai loại giá trị chính: văn bản và số. Văn bản là mọi thứ gồm từ ngữ hoặc chữ cái, chẳng hạn như nhãn Apples hoặc Total. Số là những giá trị bạn có thể dùng để tính toán, như 12, 5, 3.5.

Excel xác định loại dữ liệu bạn muốn nhập dựa trên nội dung bạn gõ. Gõ chữ cái thì Excel lưu dưới dạng văn bản; chỉ gõ chữ số thì Excel lưu dưới dạng số. Trong hầu hết các bảng tính, bạn có thể nhận ra sự khác biệt ngay: văn bản nằm về phía bên trái của ô, còn số nằm về phía bên phải.

Tại sao sự khác biệt này lại quan trọng? Vì chỉ có số thực mới dùng để tính toán được. Số 42 có thể được cộng, tính trung bình và so sánh; còn văn bản "42", chẳng hạn như khi được nhập trong một câu như 42 apples, chỉ là các ký tự đối với Excel, giống như Bananas. Một con số nằm trong dấu ngoặc kép chỉ là từ ngữ giả dạng.

Thói quen cần hình thành: nhãn dưới dạng văn bản, giá trị dưới dạng số thuần, mỗi thứ nằm trong ô riêng. Apples trong một ô, 12 trong ô kế bên, không bao giờ gộp 12 apples vào cùng một ô. Các công thức sau này sẽ cảm ơn bạn.