Hoja de trucos de Excel
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Fundamentos de las fórmulas
Toda fórmula empieza con un signo igual. Excel la calcula y muestra el resultado en la celda.
| Operación | Sintaxis |
|---|---|
| Empezar una fórmula | = then the expression, e.g. =2+2 |
| Referenciar otra celda | =A1 |
| Aritmética | + - * / and ^ for powers |
| Controlar el orden de las operaciones | =(A1+A2)*B1 |
| Unir texto (concatenar) | =A1&" "&B1 or =CONCAT(A1," ",B1) |
| Operadores de comparación | = <> > < >= <= |
| Porcentaje de un valor | =A1*15% |
| Añadir un comentario a una fórmula | =SUM(A1:A9)+N("monthly total") |
| Mostrar las fórmulas en lugar de los resultados | Ctrl + ` (toggle) |
| Convertir una fórmula en su resultado | Copy, then Paste Special → Values |
Referencias de celda y rangos
El $ fija una fila o una columna para que no se desplace al copiar la fórmula: lo más útil que se puede entender en Excel.
| Referencia | Significado |
|---|---|
A1 | Relativa: se desplaza al copiarla en cualquier dirección |
$A$1 | Absoluta: nunca se desplaza |
$A1 | Columna fija, la fila se desplaza |
A$1 | Fila fija, la columna se desplaza |
A1:A10 | Un rango de diez celdas hacia abajo en una columna |
A1:C10 | Un bloque rectangular |
A:A | Toda la columna A |
1:1 | Toda la fila 1 |
Sheet2!A1 | Una celda de otra hoja |
'My Sheet'!A1 | Otra hoja cuyo nombre contiene un espacio |
[Book2.xlsx]Sheet1!A1 | Una celda de otro libro |
Toggle $ while editing | F4 (Windows), Cmd + T (Mac) |
Funciones matemáticas y de agregación
Los totales del día a día. Todas aceptan un rango, una lista de celdas o una mezcla.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=SUM(B2:B20) | Suma todos los números del rango |
=AVERAGE(B2:B20) | Media de los números |
=MEDIAN(B2:B20) | Valor central |
=MIN(B2:B20) / =MAX(B2:B20) | Valor mínimo / máximo |
=PRODUCT(B2:B5) | Multiplica los valores entre sí |
=SUMPRODUCT(B2:B20,C2:C20) | Multiplica par a par y luego suma: totales ponderados |
=ABS(B2) | Valor absoluto |
=POWER(B2,3) | B2 al cubo (igual que =B2^3) |
=SQRT(B2) | Raíz cuadrada |
=MOD(B2,2) | Resto: =0 para los números pares |
=SUBTOTAL(109,B2:B20) | Suma solo las filas visibles (ignora las filtradas) |
=RAND() / =RANDBETWEEN(1,100) | Decimal aleatorio / entero aleatorio |
Funciones lógicas
IF es la función de referencia. IFS e IFERROR mantienen legibles las fórmulas largas.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=IF(B2>1000,"Over","OK") | Una condición, dos resultados |
=IF(B2>1000,"Over",IF(B2>500,"Watch","OK")) | IF anidado para tres o más resultados |
=IFS(B2>1000,"Over",B2>500,"Watch",TRUE,"OK") | Alternativa plana a los IF anidados |
=AND(B2>0,C2>0) | TRUE solo cuando se cumplen todas las condiciones |
=OR(B2>0,C2>0) | TRUE cuando se cumple alguna condición |
=NOT(B2>0) | Invierte TRUE/FALSE |
=IFERROR(A2/B2,0) | Sustituye un error por un valor alternativo |
=IFNA(VLOOKUP(...),"Not found") | Captura solo #N/A |
=ISBLANK(B2) | TRUE si la celda está vacía |
=ISNUMBER(B2) / =ISTEXT(B2) | Comprobación de tipo: útil para validar datos importados |
=SWITCH(B2,1,"Low",2,"Mid",3,"High","Other") | Compara un valor con una lista de casos |
Conteos y totales condicionales
La familia *IF y *IFS responde «cuántos» y «cuánto» para las filas que cumplen una regla.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=COUNT(B2:B20) | Cuenta las celdas que contienen números |
=COUNTA(B2:B20) | Cuenta las celdas no vacías de cualquier tipo |
=COUNTBLANK(B2:B20) | Cuenta las celdas vacías |
=COUNTIF(B2:B20,">100") | Cuenta las filas que cumplen una condición |
=COUNTIF(B2:B20,"*north*") | Comodines: * cualquier carácter, ? un carácter |
=COUNTIFS(B2:B20,">100",C2:C20,"Paid") | Cuenta las filas que cumplen varias condiciones |
=SUMIF(C2:C20,"Paid",B2:B20) | Suma B donde C coincide |
=SUMIFS(B2:B20,C2:C20,"Paid",D2:D20,"EU") | Suma con varias condiciones |
=AVERAGEIF(C2:C20,"Paid",B2:B20) | Media condicional |
=MAXIFS(B2:B20,C2:C20,"Paid") | Valor máximo entre las filas que coinciden |
=COUNTIF($A$2:A2,A2)>1 | Marca un duplicado a medida que bajas por la columna |
=SUMPRODUCT((C2:C20="Paid")*(B2:B20)) | Total condicional sin SUMIFS |
Funciones de búsqueda y referencia
Traer un valor de otra tabla. XLOOKUP es el sustituto moderno de VLOOKUP; INDEX/MATCH funciona en cualquier versión de Excel.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=VLOOKUP(A2,$F$2:$H$50,3,FALSE) | Busca A2 en la primera columna y devuelve la 3.ª columna. FALSE = coincidencia exacta |
=XLOOKUP(A2,$F$2:$F$50,$H$2:$H$50,"Not found") | El rango de búsqueda y el de resultado son independientes: puede mirar a la izquierda |
=INDEX($H$2:$H$50,MATCH(A2,$F$2:$F$50,0)) | La versión clásica que funciona en cualquier sitio |
=MATCH(A2,$F$2:$F$50,0) | La posición de A2 dentro del rango |
=HLOOKUP(A2,$F$1:$Z$4,3,FALSE) | Igual que VLOOKUP pero recorriendo una fila |
=INDEX(B2:D20,2,3) | La celda de la fila 2, columna 3 del bloque |
=XLOOKUP(A2,F:F,H:H,,-1) | Coincidencia aproximada: el elemento inmediatamente inferior (búsquedas por tramos) |
=OFFSET(A1,2,1) | La celda 2 hacia abajo y 1 a la derecha de A1 |
=INDIRECT("Sheet"&B1&"!A1") | Construye una referencia a partir de texto |
=CHOOSE(B2,"Low","Mid","High") | Elige el elemento N de una lista |
=UNIQUE(A2:A100) | Los valores distintos de un rango (se derrama) |
=FILTER(A2:C100,C2:C100="Paid") | Las filas que cumplen una condición (se derrama) |
Funciones de texto
Casi toda hoja de cálculo real empieza con texto desordenado. Estas son las herramientas de limpieza.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=LEN(A2) | Número de caracteres |
=LEFT(A2,3) / =RIGHT(A2,3) | Primeros / últimos 3 caracteres |
=MID(A2,4,5) | 5 caracteres a partir de la posición 4 |
=TRIM(A2) | Quita los espacios iniciales, finales y repetidos |
=CLEAN(A2) | Elimina los caracteres no imprimibles de datos importados |
=UPPER(A2) / =LOWER(A2) / =PROPER(A2) | Cambiar mayúsculas y minúsculas |
=SUBSTITUTE(A2,"-","") | Sustituye todas las apariciones de una subcadena |
=REPLACE(A2,1,3,"NEW") | Sustituye por posición en lugar de por contenido |
=FIND("@",A2) / =SEARCH("@",A2) | Posición de una subcadena (FIND distingue mayúsculas) |
=TEXTSPLIT(A2,",") | Divide el texto en celdas por un delimitador |
=TEXTJOIN(", ",TRUE,A2:A9) | Une un rango con un separador y omite los vacíos |
=TEXT(A2,"0.00") | Formatea un número como texto con un patrón |
=VALUE(A2) | Convierte una cadena numérica en un número real |
=EXACT(A2,B2) | Comparación que distingue mayúsculas y minúsculas |
Funciones de fecha y hora
Excel guarda una fecha como un número, y por eso puedes restar dos fechas y obtener días.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=TODAY() / =NOW() | La fecha de hoy / la fecha y hora actuales |
=YEAR(A2), =MONTH(A2), =DAY(A2) | Extraer una parte de una fecha |
=DATE(2026,8,6) | Construye una fecha a partir de sus partes |
=B2-A2 | Días entre dos fechas |
=DATEDIF(A2,B2,"m") | Meses completos entre dos fechas ("y", "m", "d") |
=EDATE(A2,3) | El mismo día, tres meses después |
=EOMONTH(A2,0) | Último día del mes de A2 |
=WEEKDAY(A2,2) | Día de la semana; con el argumento 2, 1 = lunes |
=NETWORKDAYS(A2,B2) | Días laborables entre dos fechas |
=WORKDAY(A2,10) | La fecha 10 días laborables después de A2 |
=TEXT(A2,"yyyy-mm-dd") | Formatea una fecha como texto |
=HOUR(A2), =MINUTE(A2) | Partes de la hora |
Funciones de redondeo y numéricas
Redondear para mostrar es un formato; redondear para calcular es una función.
| Función | Qué hace |
|---|---|
=ROUND(A2,2) | Redondea a 2 decimales |
=ROUNDUP(A2,0) / =ROUNDDOWN(A2,0) | Siempre hacia arriba / siempre hacia abajo |
=MROUND(A2,5) | Redondea al múltiplo de 5 más cercano |
=CEILING(A2,1) / =FLOOR(A2,1) | Hacia arriba / abajo hasta un múltiplo |
=INT(A2) | Descarta la parte decimal |
=TRUNC(A2,1) | Corta los decimales sin redondear |
=RANK(B2,$B$2:$B$20) | Posición de un valor dentro de un rango |
=PERCENTILE(B2:B20,0.9) | El percentil 90 |
=STDEV.S(B2:B20) | Desviación típica de una muestra |
=CORREL(B2:B20,C2:C20) | Correlación entre dos columnas |
Códigos de error y qué significan
Cada error señala un fallo concreto: leerlos ahorra muchas conjeturas.
| Error | Causa | Solución habitual |
|---|---|---|
#DIV/0! | Dividir entre cero o entre una celda vacía | Envolver en IFERROR o proteger con IF(B2=0,...) |
#N/A | Una búsqueda no encontró nada | Comprueba espacios sobrantes (TRIM) y que los tipos de datos coincidan |
#VALUE! | Tipo de argumento incorrecto: texto donde se espera un número | Revisa las celdas referenciadas; prueba VALUE() |
#REF! | La fórmula apunta a una celda eliminada | Reconstruir la referencia |
#NAME? | Una función mal escrita o un texto sin comillas | Corrige la ortografía; pon comillas al texto |
#NUM! | Un resultado numérico que Excel no puede representar | Busca argumentos imposibles, p. ej. SQRT(-1) |
#NULL! | Dos rangos que no se cruzan | Comprueba si falta una coma entre argumentos |
#SPILL! | Una matriz dinámica no tiene espacio para expandirse | Vacía las celdas de abajo o de la derecha |
#### | No es un error: la columna es demasiado estrecha | Ensancha la columna |
| Circular reference | Una fórmula incluye su propia celda | Quitar la autorreferencia |
Ordenar, filtrar y herramientas de datos
Donde un conjunto de datos deja de ser una cuadrícula de valores y pasa a ser algo legible.
| Tarea | Cómo |
|---|---|
| Ordenar un rango | Data → Sort, o Alt + A y luego S |
| Añadir desplegables de filtro | Ctrl + Shift + L |
| Dar formato de tabla | Ctrl + T: aporta rangos con nombre y fórmulas que se expanden solas |
| Quitar duplicados | Data → Remove Duplicates |
| Dividir una columna en varias | Data → Text to Columns |
| Relleno rápido (por patrón) | Ctrl + E |
| Inmovilizar la fila de encabezado | View → Freeze Panes → Freeze Top Row |
| Formato condicional | Home → Conditional Formatting: colorear celdas según una regla |
| Validación de datos (lista desplegable) | Data → Data Validation → List |
| Poner nombre a un rango | Selecciónalo y escribe un nombre en el Cuadro de nombres |
| Rastrear las entradas de una fórmula | Formulas → Trace Precedents |
| Buscar objetivo (resolver una entrada) | Data → What-If Analysis → Goal Seek |
Tablas dinámicas en cinco pasos
La forma más rápida de resumir unos miles de filas.
| Paso | Acción |
|---|---|
| 1. Limpia el origen | Una sola fila de encabezado, sin filas vacías ni celdas combinadas |
| 2. Insertar | Selecciona los datos → Insert → PivotTable |
| 3. Filas | Arrastra a Filas el campo por el que quieres agrupar |
| 4. Valores | Arrastra a Valores el número que quieres totalizar |
| 5. Resumir | Haz clic en el campo de valor → Summarize Values By → Sum / Count / Average |
| Añadir una segunda dimensión | Arrastra un campo a Columnas |
| Filtrar toda la tabla | Arrastra un campo a Filtros o añade una segmentación |
| Mostrar porcentajes | Campo de valor → Show Values As → % of Grand Total |
| Actualizar tras cambiar los datos | Alt + F5 |
| Leer una celda de una tabla dinámica en una fórmula | =GETPIVOTDATA("Sales",$A$3,"Region","EU") |
Atajos de teclado: los esenciales
La docena que ahorra más tiempo.
| Acción | Windows | Mac |
|---|---|---|
| Editar la celda activa | F2 | Ctrl + U |
| Confirmar y quedarse en la celda | Ctrl + Enter | Ctrl + Enter |
| Nueva línea dentro de una celda | Alt + Enter | Ctrl + Option + Enter |
| Autosuma | Alt + = | Cmd + Shift + T |
Alternar el $ de una referencia | F4 | Cmd + T |
| Rellenar hacia abajo desde la celda de arriba | Ctrl + D | Cmd + D |
| Rellenar hacia la derecha | Ctrl + R | Cmd + R |
| Pegado especial | Ctrl + Alt + V | Cmd + Ctrl + V |
| Insertar la fecha de hoy | Ctrl + ; | Cmd + ; |
| Repetir la última acción | F4 | Cmd + Y |
| Deshacer / rehacer | Ctrl + Z / Ctrl + Y | Cmd + Z / Cmd + Shift + Z |
| Mostrar las fórmulas | Ctrl + ` | Ctrl + ` |
Atajos de teclado: navegación y selección
Moverse por una hoja grande sin tocar el ratón.
| Acción | Windows | Mac |
|---|---|---|
| Saltar al borde de los datos | Ctrl + arrow | Cmd + arrow |
| Seleccionar hasta el borde de los datos | Ctrl + Shift + arrow | Cmd + Shift + arrow |
| Seleccionar toda la columna / fila | Ctrl + Space / Shift + Space | Ctrl + Space / Shift + Space |
| Seleccionar la región actual | Ctrl + A | Cmd + A |
| Ir a la celda A1 | Ctrl + Home | Fn + Ctrl + Left |
| Ir a una celda concreta | Ctrl + G | Ctrl + G |
| Hoja siguiente / anterior | Ctrl + PgDn / PgUp | Option + Right / Left |
| Insertar filas o columnas | Ctrl + Shift + + | Cmd + Shift + + |
| Eliminar filas o columnas | Ctrl + - | Cmd + - |
| Ocultar una columna / fila | Ctrl + 0 / Ctrl + 9 | Cmd + 0 / Cmd + 9 |
| Buscar / reemplazar | Ctrl + F / Ctrl + H | Cmd + F / Ctrl + H |
| Seleccionar solo las celdas visibles | Alt + ; | Cmd + Shift + Z |
Atajos de teclado: formato
Los formatos de número son los que merece la pena memorizar: aparecen constantemente.
| Acción | Windows | Mac |
|---|---|---|
| Cuadro de diálogo Formato de celdas | Ctrl + 1 | Cmd + 1 |
| Negrita / cursiva / subrayado | Ctrl + B / I / U | Cmd + B / I / U |
| Formato de moneda | Ctrl + Shift + $ | Ctrl + Shift + $ |
| Formato de porcentaje | Ctrl + Shift + % | Ctrl + Shift + % |
| Formato numérico con 2 decimales | Ctrl + Shift + ! | Ctrl + Shift + ! |
| Formato de fecha | Ctrl + Shift + # | Ctrl + Shift + # |
| Formato General (quitar formato) | Ctrl + Shift + ~ | Ctrl + Shift + ~ |
| Borde exterior | Ctrl + Shift + & | Cmd + Option + 0 |
| Quitar bordes | Ctrl + Shift + _ | Cmd + Option + - |
| Copiar formato (Brocha de formato) | Ctrl + Shift + C, then Ctrl + Shift + V | Cmd + Shift + C, then Cmd + Shift + V |
Las fórmulas, funciones y atajos de Excel que más se usan, en una sola página. Esta hoja de trucos de Excel es una referencia rápida de lo que realmente aparece en una hoja de cálculo de trabajo: escribir fórmulas, referencias de celda absolutas frente a relativas, IF y las funciones de conteo, VLOOKUP y XLOOKUP, limpiar texto, fechas, qué significa cada código de error y los atajos de teclado que merece la pena memorizar.
Todo lo de aquí funciona en Excel para Windows y Mac, y casi todo funciona igual en Google Sheets y LibreOffice Calc. Los nombres de las funciones se dan en inglés: es lo que Excel guarda internamente, aunque una instalación en español los muestre traducidos (SUM aparece como SUMA, IF como SI). Las rutas de menú también siguen la interfaz en inglés.
Preguntas frecuentes sobre la hoja de trucos de Excel
¿Esta hoja de trucos de Excel es gratis?
Sí: toda la página es gratuita, sin registro y sin nada que descargar. Copia cualquier fórmula directamente de las tablas.
¿Cuáles son las fórmulas de Excel más importantes?
Si solo aprendes diez: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF, SUMIF, XLOOKUP (o VLOOKUP), INDEX con MATCH, TRIM, TEXT e IFERROR. Entre ellas cubren totalizar, lógica condicional, traer valores de otra tabla, limpiar texto desordenado y evitar que los errores rompan un informe.
¿Qué significa el $ en una fórmula de Excel?
Fija una parte de la referencia para que no se mueva al copiar la fórmula.
$A$1 siempre apunta a A1; $A1 mantiene la columna A pero deja cambiar la fila; A$1 mantiene la fila 1 pero deja cambiar la columna. Pulsa F4 (o Cmd + T en Mac) mientras editas una referencia para recorrer las cuatro combinaciones.¿Debo usar VLOOKUP o XLOOKUP?
Usa XLOOKUP si tu Excel lo tiene (Microsoft 365 y Excel 2021 en adelante). Toma la columna de búsqueda y la de resultado como argumentos separados, así que puede buscar hacia la izquierda, no se rompe si alguien inserta una columna y tiene un argumento propio para «no encontrado». VLOOKUP sigue mereciendo la pena porque aparece en todos los libros antiguos que heredarás. INDEX/MATCH es la versión que funciona en cualquier versión de Excel.
¿Estas fórmulas funcionan en Google Sheets?
Casi todas, sin cambios: fórmulas, referencias de celda, IF, COUNTIF/SUMIF, las funciones de texto y fecha, VLOOKUP, INDEX/MATCH, UNIQUE y FILTER. Los atajos de teclado difieren más y algunas funciones son exclusivas de Excel (como parte de las nuevas funciones de matriz dinámica), así que comprueba cualquier cosa poco habitual antes de depender de ella.
¿Por qué los nombres de las funciones se ven distintos en mi Excel?
Excel traduce los nombres de las funciones al idioma de la interfaz, así que una instalación en español muestra SUMA en lugar de SUM y SI en lugar de IF. El archivo guarda el nombre en inglés, y por eso la documentación, esta hoja de trucos y los libros compartidos usan la forma inglesa. Si escribes el nombre traducido en tu Excel, significa exactamente lo mismo.
¿Cómo evito que aparezcan errores como #N/A en un informe?
Envuelve la fórmula en
IFERROR, por ejemplo =IFERROR(VLOOKUP(A2,F:H,3,FALSE),"No encontrado"). Usa IFNA cuando solo quieras capturar una búsqueda fallida y seguir viendo problemas reales como #VALUE!: ocultar todos los errores hace invisibles las fórmulas rotas.¿Dónde puedo practicar estas fórmulas?
El curso interactivo gratuito de Excel de Coddy ejecuta una hoja de cálculo real en tu navegador: cada lección te da un pequeño conjunto de datos y una tarea, y comprueba la fórmula que escribes. Nada que instalar, y hay un certificado gratuito al final.
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