A formatação condicional muda a aparência de uma célula (preenchimento, cor da fonte, borda) quando uma condição é verdadeira. Selecione as células, vá em Página Inicial > Formatação Condicional e escolha uma regra pronta, ou escolha Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas e digite uma fórmula como =$C2>100, que pinta todas as linhas cujo valor na coluna C passa de 100.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
As linhas 2, 4 e 6 ficam destacadas. Mude C3 para 100 e nada acontece, porque a regra diz maior que 100; mude para 101 e a linha 3 se acende. A regra aparece embaixo da grade, e você pode clicar nela e editar.
Como acrescentar uma regra de formatação condicional
O menu tem regras prontas para os casos comuns:
- Realçar Regras das Células: É Maior do que, É Menor do que, Está Entre, É Igual a, Texto que Contém, Uma Data que Ocorre, Valores Duplicados.
- Regras de Primeiros/Últimos: 10 Primeiros Itens, 10% Primeiros, 10 Últimos Itens, 10% Últimos, Acima da Média, Abaixo da Média (o 10 pode ser mudado).
- Barras de Dados, Escalas de Cor e Conjuntos de Ícones: eles sombreiam cada célula pelo tamanho do valor em vez de testar uma condição.
Para qualquer outra coisa, escreva uma regra com fórmula:
- Selecione as células a formatar, começando pela célula do canto superior esquerdo, para ela ser a célula ativa. Na tabela acima, isso é A2:E7.
- Vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra.
- Escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
- Digite a fórmula para a célula ativa. Ela precisa retornar VERDADEIRO ou FALSO:
=$C2>100. - Clique em Formatar, escolha uma cor de preenchimento ou de fonte e clique em OK duas vezes.
O Excel leva a fórmula para cada célula do intervalo como uma fórmula arrastada para baixo e para o lado, então são os cifrões que decidem para onde cada célula olha. $C2 significa "coluna C, esta linha": a coluna fica fixa, a linha se move. As regras desta página mostram exatamente as fórmulas que você digitaria nessa caixa; no Excel em português, as que usam funções levam os nomes em português e ponto e vírgula, e a tabela também aceita essa forma.
Destacar células maiores que o valor de outra célula
Apontar a regra para uma célula em vez de digitar o número deixa o limite fácil de mudar. A regra abaixo pinta só as células de Amount e compara cada uma com F2; os $ em $F$2 fazem todas as células olharem para F2.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Limit | ||
| 2 | 1001 | North | 120 | 100 | ||
| 3 | 1002 | South | 85 | |||
| 4 | 1003 | North | 240 | |||
| 5 | 1004 | East | 60 | |||
| 6 | 1005 | South | 150 | |||
| 7 | 1006 | East | 95 |
C2, C4 e C6 ficam pintadas. Digite 90 em F2 e C7 entra junto; digite 200 e só sobra C4. A regra pronta Realçar Regras das Células > É Maior do que também aceita uma referência de célula na caixa (=$F$2).
Destacar uma linha com base em um texto
Uma condição de texto vai entre aspas. =$B2="North" pinta cada linha cuja região é North. Comparações com = ignoram maiúsculas e minúsculas, então north também bate. Para pegar um texto que só contém uma palavra, use a LOCALIZAR (SEARCH em inglês) dentro da ÉNÚM (ISNUMBER): a LOCALIZAR retorna a posição da palavra, ou um erro quando ela não está lá, e a ÉNÚM transforma isso em VERDADEIRO ou FALSO.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Note |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid on time |
| 3 | 1002 | South | 85 | Late, called twice |
| 4 | 1003 | North | 240 | |
| 5 | 1004 | East | 60 | Paid late |
| 6 | 1005 | South | 150 | Waiting for invoice |
| 7 | 1006 | East | 95 |
As linhas 2 e 4 ficam pintadas por serem de North, e D3 e D5 contêm "late" (uma como Late). Mude B7 para North e a linha 7 entra. A regra pronta Realçar Regras das Células > Texto que Contém faz o mesmo que a regra com LOCALIZAR nas células selecionadas.
Destacar datas vencidas
Um pedido em aberto está vencido quando a data de vencimento é anterior a hoje. No Excel a regra é =E($E2="Open";$D2<HOJE()), e as cores se atualizam todo dia. A tabela abaixo usa uma data fixa em G2 no lugar da HOJE (TODAY em inglês), para o exemplo ficar igual sempre que você ler: =E($E2="Open";$D2<$G$2).
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | ||
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Com 2026-03-15 em G2, as linhas 3, 4 e 7 estão vencidas. A linha 2 tem uma data anterior, mas está paga, então a E (AND em inglês) deixa a linha sem cor. A segunda regra pinta as células de D que vencem nos próximos sete dias: nenhuma ainda. Mude G2 para 2026-03-20 e D6 (vencimento 2026-03-25) é pintada por ela. Mude E3 para Paid e a linha 3 sai.
Para "vence esta semana" ou "mês passado" sem fórmula, a regra pronta Realçar Regras das Células > Uma Data que Ocorre tem essas opções.
Destacar células vazias, ou linhas com um valor faltando
=B2="" é VERDADEIRO para uma célula vazia (e para uma fórmula que retorna texto vazio). Coloque um $ antes da coluna para pintar a linha inteira quando uma célula dela está vazia: =$C2="". A regra pronta é Nova Regra > Formatar apenas células que contenham > Vazias.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid |
| 3 | 1002 | South | Open | |
| 4 | 1003 | North | 240 | Open |
| 5 | 1004 | East | Paid | |
| 6 | 1005 | South | 150 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | Open |
As linhas 3 e 5 ficam pintadas. Digite um valor em C3 e a linha dela volta ao normal. =ÉCÉL.VAZIA($C2) também funciona aqui, mas a ÉCÉL.VAZIA é FALSO para uma célula com uma fórmula que retorna "", enquanto =$C2="" é VERDADEIRO para os dois casos.
Contar o que uma regra pinta
Uma regra nunca dá um número, mas a mesma condição na CONT.SES ou na SOMARPRODUTO dá. Contar os pedidos em aberto vencidos da seção acima, com a data em G2, exige duas condições: Status é Open, e Due é anterior a G2.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | Overdue | |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Sua vez: Em G4, conte os pedidos em aberto cuja data de vencimento é anterior à data de G2.
A resposta é 3, o número de linhas pintadas. O critério "<"&G2 junta o sinal de menor à data de G2; escrever "<G2" compararia com o texto G2. Mais sobre critérios assim na página da CONT.SES.
Escalas de cor, barras de dados e conjuntos de ícones
Esses três sombreiam cada célula pelo valor dela em vez de ligar com uma condição. Selecione os números e escolha um deles em Página Inicial > Formatação Condicional:
- As Escalas de Cor vão de uma cor para o menor valor a outra para o maior (a primeira da galeria pinta os maiores valores de verde, os do meio de amarelo e os menores de vermelho). Boas para um mapa de calor de uma tabela de números.
- As Barras de Dados desenham uma barra dentro de cada célula, tão longa quanto o valor dela em relação aos outros. Em Mais Regras você pode marcar Mostrar Somente a Barra para esconder o número.
- Os Conjuntos de Ícones colocam uma seta, uma bandeira ou um semáforo na frente do valor, por padrão em terços do intervalo.
Para mudar os limites de qualquer um deles, vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Gerenciar Regras > Editar Regra, onde cada cor ou ícone pode ser ligado a um número, uma porcentagem, um percentil ou uma fórmula.
Erro comum: os cifrões errados
Três versões da mesma regra, aplicadas a A2:E7, fazem três coisas diferentes:
| Regra | O que cada célula confere | Resultado |
|---|---|---|
=$C2>100 | a coluna C da própria linha | linhas inteiras pintadas pelo valor |
=C2>100 | a célula duas colunas à direita: A2 confere C2, B2 confere D2 | só a coluna A acompanha o valor; B e C ficam sempre pintadas (uma data e um texto contam como mais que 100), D e E nunca |
=$C$2>100 | sempre C2 | todas as linhas pintadas, ou nenhuma |
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Todas as células ficam pintadas porque C2 é 120. Mude C2 para 50 e todas as cores somem de uma vez. Clique na regra e apague o $ antes do 2 para ter =$C2>100, e as cores voltam a acompanhar cada linha. A mesma regra sobre qual parte travar vale para fórmulas arrastadas para baixo, explicada na página de referência absoluta.
Perguntas frequentes
Como aplicar formatação condicional com base em outra célula?
Selecione as células a pintar, vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas e escreva a fórmula para a primeira célula selecionada, apontando para a outra célula: =$C2>100 pinta a linha quando a coluna C daquela linha passa de 100.
Como destacar uma linha inteira com formatação condicional?
Selecione a tabela inteira, não uma coluna, e coloque um $ antes da letra da coluna da célula testada: =$E2="Open". A coluna fica fixa enquanto o número da linha se move, então todas as células de uma linha conferem a mesma célula.
Como usar formatação condicional com várias condições?
Combine as condições com E ou OU dentro de uma regra com fórmula: =E($E2="Open";$D2<HOJE()) pinta os pedidos em aberto que passaram do vencimento. Várias regras separadas no mesmo intervalo valem todas; quando duas definem o mesmo formato, como o preenchimento, vale a que está mais acima em Página Inicial > Formatação Condicional > Gerenciar Regras.
Como destacar células que contêm um texto específico?
Use Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > Texto que Contém, ou uma regra com fórmula =ÉNÚM(LOCALIZAR("late";A2)), que é VERDADEIRO quando A2 contém late, com qualquer combinação de maiúsculas.
Por que a minha fórmula de formatação condicional não funciona?
Em geral são os cifrões: =$C$2>100 confere só C2 para todas as células, e =C2>100 em uma linha inteira confere uma coluna diferente em cada célula. Confira também se a fórmula foi escrita para a primeira célula do intervalo que aparece em Aplica-se a, no Gerenciar Regras.
