Como criar lista suspensa no Excel (Validação de Dados)

Para criar uma lista suspensa no Excel, selecione as células, vá em Dados > Validação de Dados, defina Permitir como Lista, digite os itens em Fonte separados pelo separador de lista (North;South;East;West no Excel com configuração brasileira) ou selecione o intervalo que tem os itens, e clique em OK. Cada célula passa a mostrar uma seta com essas opções, e outras entradas são recusadas.

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E2fx

	A	B	C	D	E	F
1	Rep	Region	Sales		Region	Sales
2	Ana	North▾	120		North▾NorthSouthEastWest	360
3	Ben	South▾	85
4	Cara	North▾	240
5	Dan	East▾	60
6	Eve	South▾	150

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

F2 mostra 360, o total de North. Escolha North em B3 e F2 cresce com os 85 de Ben. E2 também tem uma lista suspensa: escolha South ali e F2 passa a mostrar o total de South. Uma lista para a entrada e uma fórmula que lê essa entrada é o uso mais comum de uma lista suspensa. A fórmula de F2 é =SOMASE(B2:B6;E2;C2:C6) no Excel em português (SUMIF em inglês), e você também pode digitar as fórmulas assim na tabela, com ponto e vírgula.

Como criar uma lista suspensa, passo a passo

1. Selecione as células que vão receber a lista, por exemplo B2:B6.
2. Vá em Dados > Validação de Dados (grupo Ferramentas de Dados). No Windows, a sequência de teclas é Alt, A, V, V (no Excel em inglês).
3. Na guia Configurações, defina Permitir como Lista.
4. Em Fonte, ou digite os itens separados pelo separador de lista, North;South;East;West, ou clique na caixa e selecione na planilha o intervalo com os itens, o que escreve =$F$2:$F$5.
5. Deixe Menu suspenso na célula marcado (sem ele não há seta, só a verificação).
6. Clique em OK.

Para abrir a lista pelo teclado, selecione a célula e pressione Alt+Seta para Baixo (Windows) ou Option+Seta para Baixo (Mac). No Excel do Microsoft 365, digitar as primeiras letras na célula reduz a lista aos itens que batem.

Duas guias opcionais na mesma caixa de diálogo: Mensagem de Entrada mostra uma dica quando a célula é selecionada, e Alerta de Erro define o que acontece quando alguém digita um valor que não está na lista. Com o estilo Parar (o padrão) a entrada é recusada; com Aviso ou Informações ela é aceita depois de uma pergunta. Desmarque Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos para deixar as pessoas digitarem qualquer coisa e ainda oferecer a lista.

Os itens digitados são separados pelo separador de lista da configuração regional do computador. No Brasil, onde a vírgula é o separador decimal, esse separador é o ponto e vírgula: North;South;East;West. Com a configuração em inglês, é a vírgula: North,South,East,West.

Lista suspensa a partir de um intervalo de células

Uma lista digitada na caixa de diálogo fica escondida e precisa ser editada ali. Uma lista em células é mais fácil de manter: mude uma célula e todas as listas suspensas que a usam mudam. Aqui as regiões estão em E2:E5, e a lista suspensa de B2:B6 usa esse intervalo como fonte.

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B2fx

	A	B	C	D	E
1	Rep	Region	Sales		Regions
2	Ana	North▾NorthSouthEastWest	120		North
3	Ben	South▾	85		South
4	Cara	North▾	240		East
5	Dan	East▾	60		West
6	Eve	South▾	150

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

Mude E5 de West para Central e abra qualquer seta da coluna B: a lista oferece Central no lugar de West. Os valores já escolhidos na coluna B não mudam.

Para usar um intervalo de outra planilha, o jeito comum de deixar as listas fora de vista, digite o nome da planilha em Fonte: =Lists!$A$2:$A$5. Para a lista crescer quando você acrescenta um item no fim, transforme os itens em uma tabela antes (selecione e use Inserir > Tabela) e depois selecione a coluna da tabela como fonte: a referência se expande junto com a tabela.

Uma lista suspensa dinâmica com a ÚNICO

Quando os itens devem vir dos próprios dados (todas as regiões que aparecem em uma coluna, uma vez cada), monte a lista com uma fórmula e aponte a lista suspensa para o resultado. =CLASSIFICAR(ÚNICO(B2:B8)) em G2 despeja as regiões distintas em ordem alfabética.

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E2fx

	A	B	C	D	E	F	G
1	Rep	Region	Sales		Pick	Sales	Regions
2	Ana	North	120		South▾EastNorthSouthWest	235	East
3	Ben	South	85				North
4	Cara	North	240				South
5	Dan	East	60				West
6	Eve	South	150
7	Fay	West	95
8	Gus	East	110

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

G2 despeja East, North, South, West, e a lista suspensa de E2 oferece essas quatro. Mude B7 para Central e Central aparece tanto no despejo quanto na lista.

No Excel, defina a Fonte da lista suspensa como =$G$2#. O # depois de uma célula significa "o despejo inteiro desta fórmula", então a lista tem sempre exatamente o tamanho do resultado, sem linhas vazias no fim. A referência ao despejo precisa do Excel 365 ou 2021; a célula de origem pode ficar em outra planilha (=Lists!$A$2#). Se a coluna de dados tem células vazias, a ÚNICO retorna um 0 para elas; deixe essas células de fora com =CLASSIFICAR(ÚNICO(FILTRO(B2:B100;B2:B100<>""))). A página da ÚNICO trata da função em detalhe.

Listas suspensas dependentes

Uma lista dependente muda conforme a escolha em outra célula: escolha Fruit em A2, e B2 oferece só frutas. No Excel 365 e no 2021, uma fórmula com a FILTRO monta a segunda lista: =FILTRO(E2:E8;D2:D8=A2) retorna os itens cuja categoria bate com A2, e a lista suspensa de B2 usa esse despejo como fonte.

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A2fx

	A	B	C	D	E	F	G
1	Category	Item		Category	Item		Items
2	Fruit▾FruitVegetableBakery	Pear▾		Fruit	Apple		Apple
3				Fruit	Pear		Pear
4				Vegetable	Carrot		Kiwi
5				Vegetable	Leek
6				Bakery	Bread
7				Fruit	Kiwi
8				Bakery	Bagel

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

Com Fruit em A2, G2 despeja Apple, Pear e Kiwi, e essas são as opções de B2. Escolha Bakery em A2: G2 muda para Bread e Bagel. B2 continua dizendo Pear até você escolher de novo, porque uma lista suspensa nunca muda um valor que já está na célula. No Excel, a fonte de B2 é =$G$2#.

Em versões mais antigas do Excel, o jeito clássico usa a INDIRETO e intervalos nomeados:

1. Coloque os itens de cada categoria na própria coluna, com o nome da categoria como cabeçalho: Fruit em uma coluna, Vegetable na seguinte.
2. Selecione cada coluna de itens e dê a ela o nome da categoria na Caixa de Nome (à esquerda da barra de fórmulas): Fruit, Vegetable, Bakery.
3. Dê a A2 uma lista suspensa com a fonte Fruit;Vegetable;Bakery.
4. Dê a B2 uma lista suspensa com a fonte =INDIRETO(A2). A INDIRETO transforma o texto de A2 em uma referência ao intervalo com esse nome.

Os nomes precisam bater exatamente com o texto da categoria e não podem ter espaços (use Dairy_Products, ou =INDIRETO(SUBSTITUIR(A2;" ";"_")) na fonte). Mais sobre a INDIRETO na página da INDIRETO.

Buscar o valor do item escolhido

Uma lista suspensa muitas vezes é a entrada de um formulário de pedido ou de um orçamento: a pessoa escolhe um produto e uma busca preenche o preço.

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B2fx

	A	B	C	D	E	F
1		Product	Price		Product	Price
2	Order	Pear▾ApplePearCarrotBreadMilk			Apple	$1.20
3					Pear	$1.50
4					Carrot	$0.80
5					Bread	$2.40
6					Milk	$1.10

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

Sua vez: Retorne em C2 o preço do produto escolhido em B2, a partir da tabela em E:F.

VerificarVer resposta

Com Pear escolhido, a resposta é $1.50. Escolha outro produto em B2 e o preço acompanha. =PROCV(B2;E2:F6;2;FALSO) resolve, e =PROCX(B2;E2:E6;F2:F6) também funciona; veja PROCV para os argumentos.

Colorir uma célula pelo item escolhido

Para colorir a célula conforme o que foi escolhido (verde para Done, vermelho para Late), acrescente uma regra de formatação condicional às mesmas células: selecione B2:B6, vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É Igual a, digite Late e escolha um formato. Para colorir a linha inteira, selecione A2:B6 e use Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas com =$B2="Late".

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B3fx

	A	B
1	Task	Status
2	Quote	Done▾
3	Invoice	Late▾OpenDoneLate
4	Order	Open▾
5	Report	Late▾
6	Survey	Done▾

Destacar B2:B6 quando

Clique em uma célula para ver a fórmula. Mude um número ou uma fórmula e a planilha recalcula.

B3 e B5 ficam destacadas. Escolha Late em B4 e ela também é destacada; escolha Done em B3 e o destaque some. A página de formatação condicional trata das regras em detalhe.

Por que uma lista suspensa não funciona

• Menu suspenso na célula está desmarcado em Dados > Validação de Dados. A lista continua restringindo as entradas, mas não há seta.
• A seta só aparece na célula selecionada. Nada na grade marca as outras células que têm uma lista; para encontrar essas células, use Página Inicial > Localizar e Selecionar > Validação de Dados.
• O intervalo da Fonte tem células vazias, então a lista mostra linhas em branco. Selecione só as células preenchidas, ou use uma fonte despejada (=$G$2#), que não tem células vazias.
• Itens digitados com o separador errado: North;South em um Excel que usa vírgulas vira um item só, chamado North;South.
• Uma lista suspensa guarda um valor. Escolher um segundo item substitui o primeiro; selecionar vários itens em uma célula exige uma macro VBA.

Para copiar uma lista suspensa para outras células sem copiar o valor, copie a célula e use Página Inicial > Colar > Colar Especial > Validação. Para remover uma, selecione as células e escolha Dados > Validação de Dados > Limpar Tudo.