El formato condicional cambia el aspecto de una celda (relleno, color de fuente, borde) cuando se cumple una condición. Selecciona las celdas, ve a Inicio > Formato condicional y elige una regla predefinida, o elige Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y escribe una fórmula como =$C2>100, que colorea cada fila cuyo importe de la columna C supera 100.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Las filas 2, 4 y 6 están resaltadas. Cambia C3 a 100 y no pasa nada, porque la regla dice mayor que 100; cámbialo a 101 y se ilumina la fila 3. La regla se muestra bajo la cuadrícula, y puedes hacer clic en ella y editarla.
Cómo añadir una regla de formato condicional
El menú tiene reglas listas para los casos habituales:
- Reglas para resaltar celdas: Es mayor que, Es menor que, Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha, Duplicar valores.
- Reglas superiores e inferiores: 10 superiores, 10% de valores superiores, 10 inferiores, 10% de valores inferiores, Por encima del promedio, Por debajo del promedio (el 10 se puede cambiar).
- Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos: sombrean cada celda según su tamaño en lugar de comprobar una condición.
Para todo lo demás, escribe una regla con fórmula:
- Selecciona las celdas a las que quieres dar formato empezando por la celda superior izquierda, para que sea la celda activa. En la tabla de arriba es A2:E7.
- Ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
- Elige Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
- Escribe la fórmula para la celda activa. Debe devolver VERDADERO o FALSO:
=$C2>100. - Haz clic en Formato, elige un color de relleno o de fuente y pulsa Aceptar dos veces.
Excel traslada la fórmula a cada celda del rango como una fórmula copiada hacia abajo y hacia la derecha, así que los signos de dólar deciden qué mira cada celda. $C2 significa "columna C, esta fila": la columna queda fija y la fila se mueve. Las reglas de esta página muestran exactamente las fórmulas que escribirías en ese cuadro; con funciones, en Excel en español se escriben en español y con punto y coma, y la tabla también las acepta así (o con comas, como en México): =Y($E2="Open";$D2<HOY()).
Resaltar las celdas mayores que el valor de otra celda
Apuntar la regla a una celda en lugar de escribir el número facilita cambiar el umbral. La regla de abajo colorea solo las celdas de Amount, y compara cada una con F2; los signos $ de $F$2 hacen que todas las celdas miren F2.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Limit | ||
| 2 | 1001 | North | 120 | 100 | ||
| 3 | 1002 | South | 85 | |||
| 4 | 1003 | North | 240 | |||
| 5 | 1004 | East | 60 | |||
| 6 | 1005 | South | 150 | |||
| 7 | 1006 | East | 95 |
C2, C4 y C6 están coloreadas. Escribe 90 en F2 y C7 se une a ellas; escribe 200 y solo queda C4. La regla predefinida Reglas para resaltar celdas > Es mayor que también acepta una referencia de celda en su cuadro (=$F$2).
Resaltar una fila según un texto
Una condición de texto va entre comillas. =$B2="North" colorea cada fila cuya región es North. Las comparaciones con = ignoran las mayúsculas, así que north también coincide. Para coincidir con un texto que solo contiene una palabra, usa HALLAR dentro de ESNUMERO: HALLAR (SEARCH en inglés) devuelve la posición de la palabra, o un error cuando falta, y ESNUMERO (ISNUMBER en inglés) lo convierte en VERDADERO o FALSO.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Note |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid on time |
| 3 | 1002 | South | 85 | Late, called twice |
| 4 | 1003 | North | 240 | |
| 5 | 1004 | East | 60 | Paid late |
| 6 | 1005 | South | 150 | Waiting for invoice |
| 7 | 1006 | East | 95 |
Las filas 2 y 4 se colorean por North, y D3 y D5 contienen "late" (una como Late). Cambia B7 a North y la fila 7 se suma. La regla predefinida Reglas para resaltar celdas > Texto que contiene hace lo mismo que la regla con HALLAR para las celdas seleccionadas.
Resaltar fechas vencidas
Un pedido abierto está vencido cuando su fecha de vencimiento es anterior a hoy. En Excel la regla es =Y($E2="Open";$D2<HOY()), y los colores se actualizan cada día. La tabla de abajo usa una fecha fija en G2 en lugar de HOY(), para que el ejemplo se vea igual cuando lo leas: =Y($E2="Open";$D2<$G$2).
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | ||
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Con 2026-03-15 en G2, las filas 3, 4 y 7 están vencidas. La fila 2 tiene una fecha anterior pero está pagada, así que Y (AND en inglés) la deja sin color. La segunda regla colorea las celdas de D que vencen en los próximos siete días: todavía ninguna. Cambia G2 a 2026-03-20 y D6 (vence el 2026-03-25) se colorea con ella. Cambia E3 a Paid y la fila 3 sale.
Para "vence esta semana" o "el mes pasado" sin fórmula, la regla predefinida Reglas para resaltar celdas > Una fecha tiene esas opciones.
Resaltar celdas en blanco, o filas a las que les falta un valor
=B2="" es VERDADERO para una celda vacía (y para una fórmula que devuelve texto vacío). Pon un $ delante de la columna para colorear la fila entera cuando una de sus celdas está vacía: =$C2="". La regla predefinida es Nueva regla > Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan > Celdas en blanco.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid |
| 3 | 1002 | South | Open | |
| 4 | 1003 | North | 240 | Open |
| 5 | 1004 | East | Paid | |
| 6 | 1005 | South | 150 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | Open |
Las filas 3 y 5 se colorean. Escribe un importe en C3 y su fila vuelve a quedar sin color. =ESBLANCO($C2) también funciona aquí, pero ESBLANCO es FALSO para una celda con una fórmula que devuelve "", mientras que =$C2="" es VERDADERO en los dos casos.
Contar lo que colorea una regla
Una regla nunca da un número, pero la misma condición en CONTAR.SI.CONJUNTO o SUMAPRODUCTO sí. Contar los pedidos abiertos vencidos de la sección anterior, con la fecha en G2, requiere dos condiciones: el estado es Open, y el vencimiento es anterior a G2.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | Overdue | |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Tu turno: En G4, cuenta los pedidos abiertos cuya fecha de vencimiento es anterior a la fecha de G2.
La respuesta es 3, el número de filas coloreadas. El criterio "<"&G2 une el signo menor que a la fecha de G2; escribir "<G2" compararía con el texto G2. En Excel en español: =CONTAR.SI.CONJUNTO(E2:E7;"Open";D2:D7;"<"&G2). Hay más sobre criterios como este en la página de CONTAR.SI.CONJUNTO.
Escalas de color, barras de datos y conjuntos de iconos
Estos tres sombrean cada celda según su valor en lugar de activarse con una condición. Selecciona los números y elige uno en Inicio > Formato condicional:
- Escalas de color van de un color para el valor más bajo a otro para el más alto (la primera de la galería colorea en verde los valores más altos, en amarillo los intermedios y en rojo los más bajos). Sirven para un mapa de calor de una tabla de números.
- Barras de datos dibujan una barra dentro de cada celda, tan larga como su valor respecto a los demás. En Más reglas puedes marcar Mostrar barra únicamente para ocultar el número.
- Conjuntos de iconos ponen una flecha, una bandera o un semáforo delante del valor, por defecto en tercios del rango.
Para cambiar los umbrales de cualquiera de ellos, ve a Inicio > Formato condicional > Administrar reglas > Editar regla, donde cada color o icono se puede atar a un número, un porcentaje, un percentil o una fórmula.
Error frecuente: los signos de dólar equivocados
Tres versiones de la misma regla, aplicadas a A2:E7, hacen tres cosas distintas:
| Regla | Qué revisa cada celda | Resultado |
|---|---|---|
=$C2>100 | la columna C de su propia fila | filas enteras coloreadas según el importe |
=C2>100 | la celda dos columnas a su derecha: A2 revisa C2, B2 revisa D2 | solo la columna A sigue al importe; B y C se colorean siempre (una fecha y un texto cuentan como más de 100), D y E nunca |
=$C$2>100 | siempre C2 | todas las filas coloreadas, o ninguna |
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Todas las celdas se colorean porque C2 vale 120. Cambia C2 a 50 y todos los colores desaparecen a la vez. Haz clic en la regla y borra el $ delante del 2 para obtener =$C2>100, y los colores vuelven a seguir a cada fila. La misma regla sobre qué parte fijar vale para las fórmulas que copias hacia abajo, como se explica en la página de referencias absolutas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo aplico formato condicional según otra celda?
Selecciona las celdas que quieres colorear, ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla > Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato, y escribe la fórmula para la primera celda seleccionada, apuntando a la otra celda: =$C2>100 colorea la fila cuando la columna C de esa fila supera 100.
¿Cómo resalto una fila entera con formato condicional?
Selecciona toda la tabla, no una columna, y pon un $ delante de la letra de la columna de la celda que compruebas: =$E2="Open". La columna queda fija mientras el número de fila se mueve, así que todas las celdas de una fila revisan la misma celda.
¿Cómo uso el formato condicional con varias condiciones?
Combínalas con Y u O dentro de una sola regla con fórmula: =Y($E2="Open";$D2<HOY()) colorea los pedidos sin pagar que pasaron su fecha de vencimiento. Varias reglas separadas sobre el mismo rango se aplican todas; cuando dos fijan el mismo formato, como el relleno, gana la que está más arriba en Inicio > Formato condicional > Administrar reglas.
¿Cómo resalto las celdas que contienen un texto?
Usa Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Texto que contiene, o una regla con fórmula =ESNUMERO(HALLAR("late";A2)), que es VERDADERO cuando A2 contiene late, con cualquier combinación de mayúsculas.
¿Por qué no funciona mi fórmula de formato condicional?
Casi siempre por los signos de dólar: =$C$2>100 revisa solo C2 para cada celda, y =C2>100 sobre una fila entera revisa una columna distinta en cada celda. Comprueba también que la fórmula se escribió para la primera celda del rango que aparece en Se aplica a, en Administrar reglas.
