ORDENAR y ORDENARPOR en Excel: ordenar con una fórmula

=SORT(A2:C7,3,-1) devuelve la tabla A2:C7 ordenada por su tercera columna, las ventas, de mayor a menor. En Excel en español la función se llama ORDENAR (SORT en inglés), y la tabla también acepta las fórmulas escritas en español, con punto y coma (o con comas, como en México): =ORDENAR(A2:C7;3;-1). La tabla original se queda como está; la copia ordenada se derrama desde la celda de la fórmula y se reordena cuando cambia un número. Cambia C7 a 300 y Finn sube al primer puesto.

FórmulasRestablecer

E2fx

=SORT(A2:C7,3,-1)

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Cara	North	200
3	Ben	South	80		Dan	East	150
4	Cara	North	200		Ann	North	120
5	Dan	East	150		Eve	South	95
6	Eve	South	95		Ben	South	80
7	Finn	North	60		Finn	North	60

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.En Excel en español: =ORDENAR(A2:C7;3;-1)

Sintaxis de ORDENAR

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

• array (matriz) es el rango que se ordena y se devuelve.
• sort_index es el número de columna dentro de array por la que se ordena. Por defecto, 1.
• sort_order es 1 para ascendente (por defecto) o -1 para descendente.
• by_col es FALSO (por defecto) para ordenar filas y VERDADERO para ordenar columnas de izquierda a derecha.

ORDENAR y ORDENARPOR necesitan Excel 2021, Excel 2024 o Microsoft 365; las versiones anteriores muestran #¿NOMBRE? (#NAME? en inglés; la tabla muestra los nombres de error en inglés). Google Sheets tiene las dos, aunque su SORT recibe un número de columna y TRUE o FALSE en parejas.

El orden ascendente pone primero los números, luego el texto de la A a la Z, y después FALSO y VERDADERO. El texto se compara sin tener en cuenta las mayúsculas. Las celdas vacías de array vuelven como 0 en el resultado.

Cómo ordenar alfabéticamente en Excel

Para reordenar una lista en el sitio, haz clic en cualquier celda de ella y elige Datos > Ordenar de A a Z (o de Z a A). Si la lista tiene columnas vecinas, Excel ordena toda la tabla para que cada fila se mantenga unida. Usa Datos > Ordenar para más de una columna o para una lista personalizada.

Para conservar el orden original y obtener una copia alfabética que se actualiza sola, usa ORDENAR sin más argumentos:

FórmulasRestablecer

C2fx

=SORT(A2:A8)

	A	B	C
1	Name		A to Z
2	Mia		Ann
3	Ben		Ben
4	Zoe		Cara
5	Ann		Dan
6	Leo		Leo
7	Cara		Mia
8	Dan		Zoe

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.En Excel en español: =ORDENAR(A2:A8)

Escribe Abe en A3 y aparece el primero. =ORDENAR(A2:A8;;-1) va de la Z a la A; los dos separadores seguidos se saltan sort_index. Para ordenar alfabéticamente una lista sin repeticiones, ordena el resultado de UNICOS: =ORDENAR(UNICOS(A2:A8)) (consulta UNICOS).

ORDENARPOR: ordenar por una columna que no devuelves

ORDENAR solo puede ordenar por una columna del rango que devuelve. ORDENARPOR (SORTBY en inglés) recibe la clave de ordenación como un rango aparte, así que puedes devolver solo los nombres, ordenados por ventas:

FórmulasRestablecer

E2fx

=SORTBY(A2:A7,C2:C7,-1)

	A	B	C	D	E
1	Name	Region	Sales		By sales
2	Ann	North	120		Cara
3	Ben	South	80		Dan
4	Cara	North	200		Ann
5	Dan	East	150		Eve
6	Eve	South	95		Ben
7	Finn	North	60		Finn

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.En Excel en español: =ORDENARPOR(A2:A7;C2:C7;-1)

El resultado es Cara, Dan, Ann, Eve, Ben, Finn. La sintaxis, en su forma inglesa, es =SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2], ...). Cada by_array debe tener tantas filas como array; si no, ORDENARPOR devuelve #¡VALOR! (#VALUE! en inglés).

Para un top 3, toma las primeras filas del resultado: =TOMAR(ORDENARPOR(A2:A7;C2:C7;-1);3) devuelve a Cara, Dan y Ann. TOMAR necesita Microsoft 365 o Excel 2024; en Excel 2021 usa =INDICE(ORDENARPOR(A2:A7;C2:C7;-1);SECUENCIA(3)).

Ordenar por varias columnas

Dale a ORDENARPOR una pareja de clave y orden por nivel. Esto ordena por región de la A a la Z y, dentro de cada región, por ventas de mayor a menor:

FórmulasRestablecer

E2fx

=SORTBY(A2:C7,B2:B7,1,C2:C7,-1)

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Dan	East	150
3	Ben	South	80		Cara	North	200
4	Cara	North	200		Ann	North	120
5	Dan	East	150		Finn	North	60
6	Eve	South	95		Eve	South	95
7	Finn	North	60		Ben	South	80

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.En Excel en español: =ORDENARPOR(A2:C7;B2:B7;1;C2:C7;-1)

East va primero, luego las tres filas de North como Cara (200), Ann (120) y Finn (60), y después South. ORDENAR puede hacer lo mismo con matrices de números de columna y de órdenes, aunque ORDENARPOR se lee mejor:

=SORT(A2:C7,{2,3},{1,-1})

Esta fórmula lleva constantes matriciales entre llaves y aquí está en su forma inglesa.

Ordenar en un orden personalizado

El orden alfabético no siempre es el que quieres. Para ordenar las regiones como North, East, South, convierte cada región en su posición en esa lista con COINCIDIR (MATCH en inglés) y ordena por las posiciones:

FórmulasRestablecer

E2fx

=SORTBY(A2:C7,MATCH(B2:B7,{"North","East","South"},0))

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Region	Sales		Name	Region	Sales
2	Ann	North	120		Ann	North	120
3	Ben	South	80		Cara	North	200
4	Cara	North	200		Finn	North	60
5	Dan	East	150		Dan	East	150
6	Eve	South	95		Ben	South	80
7	Finn	North	60		Eve	South	95

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.

COINCIDIR devuelve 1 para North, 2 para East y 3 para South, y ORDENARPOR ordena por esos números. Las filas con la misma clave mantienen su orden original, así que las filas de North siguen siendo Ann, Cara, Finn. El mismo truco ordena meses o días de la semana por su nombre: escríbelos en orden de calendario dentro de COINCIDIR. Una región que no está en la lista obtiene #N/A de COINCIDIR; usa como clave IFERROR(MATCH(B2:B7,{"North","East","South"},0),99) (en su forma inglesa, por la constante matricial) para poner esas filas al final.

Práctica: nombres ordenados por ventas

FórmulasRestablecer

E2fx

	A	B	C	D	E
1	Name	Region	Sales		By sales
2	Ann	North	120
3	Ben	South	80
4	Cara	North	200
5	Dan	East	150
6	Eve	South	95
7	Finn	North	60

Haz clic en una celda para ver su fórmula. Cambia un número o una fórmula y la hoja se recalcula.

Tu turno: En E2, devuelve solo los nombres, ordenados por ventas de mayor a menor.

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La función ORDENAR o el botón Ordenar

Los dos ordenan, pero hacen trabajos distintos:

Usa el botón para ordenar una tabla una vez. Usa la función para un informe o un panel que tiene que seguir ordenado mientras cambian los datos. Si las celdas de debajo o de la derecha de la fórmula no están vacías, la función muestra #SPILL! en lugar de la lista ordenada; vacíalas y aparece (consulta error #SPILL!).