Pour créer une liste déroulante dans Excel, sélectionnez les cellules, allez dans Données > Validation des données, réglez Autoriser sur Liste, tapez les éléments dans Source séparés par des points-virgules (North;South;East;West) ou sélectionnez la plage qui les contient, et appuyez sur OK. Chaque cellule affiche maintenant une flèche avec ces choix, et les autres saisies sont refusées. Le tableau affiche les formules sous leur forme anglaise (SUMIF pour SOMME.SI), avec des virgules, mais vous pouvez aussi les taper comme dans un Excel français, avec des points-virgules : =SOMME.SI(B2:B6;E2;C2:C6).
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Region | Sales | |
| 2 | Ana | North | 120 | North | 360 | |
| 3 | Ben | South | 85 | |||
| 4 | Cara | North | 240 | |||
| 5 | Dan | East | 60 | |||
| 6 | Eve | South | 150 |
F2 affiche 360, le total North. Choisissez North en B3 et F2 augmente des 85 de Ben. E2 a aussi une liste déroulante : choisissez South et F2 affiche à la place le total South. Une liste pour la saisie et une formule qui la lit : c'est l'usage le plus courant d'une liste déroulante.
Créer une liste déroulante, étape par étape
- Sélectionnez les cellules qui doivent recevoir la liste, par exemple B2:B6.
- Allez dans Données > Validation des données (groupe Outils de données). Sous Windows, dans un Excel anglais, la séquence clavier est Alt, A, V, V.
- Dans l'onglet Options, réglez Autoriser sur Liste.
- Dans Source, tapez les éléments séparés par des points-virgules,
North;South;East;West, ou cliquez dans la zone et sélectionnez sur la feuille la plage qui contient les éléments, ce qui écrit=$F$2:$F$5. - Laissez Liste déroulante dans la cellule cochée (sans elle, il n'y a pas de flèche, seulement le contrôle).
- Appuyez sur OK.
Pour ouvrir la liste au clavier, sélectionnez la cellule et appuyez sur Alt+Flèche bas (Windows) ou Option+Flèche bas (Mac). Dans Excel pour Microsoft 365, taper les premières lettres dans la cellule réduit la liste aux éléments correspondants.
Deux onglets facultatifs dans la même boîte de dialogue : Message de saisie affiche une aide quand la cellule est sélectionnée, et Alerte d'erreur définit ce qui se passe quand quelqu'un tape une valeur absente de la liste. Avec le style Arrêt (par défaut), la saisie est refusée ; avec Avertissement ou Informations, elle est acceptée après un message. Décochez Quand des données non valides sont tapées, afficher ce message d'alerte pour laisser taper n'importe quoi tout en proposant la liste.
Les éléments tapés sont séparés par le séparateur de liste des paramètres régionaux de l'ordinateur. Dans la plupart des régions qui utilisent une virgule décimale (France, Allemagne, Espagne, Italie), c'est un point-virgule : Nord;Sud;Est;Ouest.
Liste déroulante à partir d'une plage de cellules
Une liste tapée dans la boîte de dialogue reste invisible et doit être modifiée à cet endroit. Une liste dans des cellules est plus facile à entretenir : modifiez une cellule et chaque liste déroulante qui l'utilise change. Ici, les régions sont en E2:E5 et la liste déroulante de B2:B6 utilise cette plage comme source.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Regions | |
| 2 | Ana | North | 120 | North | |
| 3 | Ben | South | 85 | South | |
| 4 | Cara | North | 240 | East | |
| 5 | Dan | East | 60 | West | |
| 6 | Eve | South | 150 |
Remplacez West par Central en E5, puis ouvrez n'importe quelle flèche de la colonne B : la liste propose Central au lieu de West. Les valeurs déjà choisies dans la colonne B ne changent pas.
Pour utiliser une plage d'une autre feuille, ce qui est la façon habituelle de garder les listes hors de vue, tapez le nom de la feuille dans Source : =Lists!$A$2:$A$5. Pour que la liste s'agrandisse quand vous ajoutez un élément en bas, transformez d'abord les éléments en tableau (sélectionnez-les, Insertion > Tableau), puis sélectionnez la colonne du tableau comme source : la référence s'étend avec le tableau.
Une liste déroulante dynamique avec UNIQUE
Quand les éléments doivent venir des données elles-mêmes (chaque région qui apparaît dans une colonne, une seule fois), construisez la liste avec une formule et faites pointer la liste déroulante vers le résultat. =TRIER(UNIQUE(B2:B8)) en G2 répand les régions distinctes par ordre alphabétique.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Pick | Sales | Regions | |
| 2 | Ana | North | 120 | South | 235 | East | |
| 3 | Ben | South | 85 | North | |||
| 4 | Cara | North | 240 | South | |||
| 5 | Dan | East | 60 | West | |||
| 6 | Eve | South | 150 | ||||
| 7 | Fay | West | 95 | ||||
| 8 | Gus | East | 110 |
G2 répand East, North, South, West, et la liste déroulante de E2 propose ces quatre régions. Remplacez B7 par Central et Central apparaît à la fois dans le résultat et dans la liste.
Dans Excel, réglez la Source de la liste déroulante sur =$G$2#. Le # après une cellule signifie "tout le résultat propagé de cette formule", donc la liste a toujours exactement la longueur du résultat, sans lignes vides à la fin. La référence au résultat propagé exige Excel 365 ou 2021 ; la cellule source peut se trouver sur une autre feuille (=Lists!$A$2#). Si la colonne de données a des cellules vides, UNIQUE renvoie un 0 pour elles ; écartez-les avec =TRIER(UNIQUE(FILTRE(B2:B100;B2:B100<>""))). La page UNIQUE présente la fonction en détail.
Listes déroulantes dépendantes
Une liste dépendante change selon le choix fait dans une autre cellule : choisissez Fruit en A2, et B2 ne propose que des fruits. Dans Excel 365 et 2021, une formule FILTRE construit la seconde liste : =FILTRE(E2:E8;D2:D8=A2) renvoie les éléments dont la catégorie correspond à A2, et la liste déroulante de B2 utilise ce résultat propagé comme source.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Category | Item | Category | Item | Items | ||
| 2 | Fruit | Pear | Fruit | Apple | Apple | ||
| 3 | Fruit | Pear | Pear | ||||
| 4 | Vegetable | Carrot | Kiwi | ||||
| 5 | Vegetable | Leek | |||||
| 6 | Bakery | Bread | |||||
| 7 | Fruit | Kiwi | |||||
| 8 | Bakery | Bagel |
Avec Fruit en A2, G2 répand Apple, Pear et Kiwi, et ce sont les choix proposés en B2. Choisissez Bakery en A2 : G2 devient Bread et Bagel. B2 affiche toujours Pear jusqu'à ce que vous choisissiez de nouveau, car une liste déroulante ne modifie jamais une valeur déjà présente dans la cellule. Dans Excel, la source de B2 est =$G$2#.
Dans les anciennes versions d'Excel, la méthode classique utilise INDIRECT et des plages nommées :
- Placez les éléments de chaque catégorie dans leur propre colonne, avec le nom de la catégorie en en-tête : Fruit dans une colonne, Vegetable dans la suivante.
- Sélectionnez chaque colonne d'éléments et donnez-lui le nom de sa catégorie dans la Zone Nom (à gauche de la barre de formule) :
Fruit,Vegetable,Bakery. - Donnez à A2 une liste déroulante avec la source
Fruit;Vegetable;Bakery. - Donnez à B2 une liste déroulante avec la source
=INDIRECT(A2). INDIRECT transforme le texte de A2 en référence à la plage qui porte ce nom.
Les noms doivent correspondre exactement au texte de la catégorie et ne peuvent pas contenir d'espaces (utilisez Dairy_Products, ou =INDIRECT(SUBSTITUE(A2;" ";"_")) dans la source). Plus de détails sur la page INDIRECT.
Rechercher la valeur de l'élément choisi
Une liste déroulante sert souvent de saisie à un bon de commande ou à un devis : l'utilisateur choisit un produit et une recherche affiche son prix.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Product | Price | Product | Price | ||
| 2 | Order | Pear | Apple | $1.20 | ||
| 3 | Pear | $1.50 | ||||
| 4 | Carrot | $0.80 | ||||
| 5 | Bread | $2.40 | ||||
| 6 | Milk | $1.10 |
À vous : En C2, renvoyez le prix du produit choisi en B2, à partir du tableau en E:F.
Avec Pear choisi, la réponse est $1.50. Choisissez un autre produit en B2 et le prix suit. =RECHERCHEX(B2;E2:E6;F2:F6) fonctionne aussi ; voir RECHERCHEV pour les arguments.
Colorer une cellule selon l'élément choisi
Pour colorer la cellule selon ce qui a été choisi (vert pour Done, rouge pour Late), ajoutez une règle de mise en forme conditionnelle aux mêmes cellules : sélectionnez B2:B6, allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Égal à, tapez Late et choisissez un format. Pour colorer toute la ligne, sélectionnez A2:B6 et utilisez Nouvelle règle > Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué avec =$B2="Late".
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Task | Status |
| 2 | Quote | Done |
| 3 | Invoice | Late |
| 4 | Order | Open |
| 5 | Report | Late |
| 6 | Survey | Done |
B3 et B5 sont mises en évidence. Choisissez Late en B4 et elle est mise en évidence aussi ; choisissez Done en B3 et la couleur disparaît. La page mise en forme conditionnelle présente les règles en détail.
Pourquoi une liste déroulante ne fonctionne pas
- Liste déroulante dans la cellule est décochée dans Données > Validation des données. La liste restreint toujours la saisie, mais il n'y a pas de flèche.
- La flèche n'apparaît que sur la cellule sélectionnée. Rien dans la grille ne signale les autres cellules qui ont une liste ; pour les trouver, utilisez Accueil > Rechercher et sélectionner > Validation des données.
- La plage Source contient des cellules vides, donc la liste affiche des lignes vides. Sélectionnez seulement les cellules remplies, ou utilisez une source propagée (
=$G$2#), qui n'a pas de vides. - Des éléments tapés avec le mauvais séparateur :
North,Southdans un Excel qui utilise des points-virgules devient un seul élément appeléNorth,South. - Une liste déroulante contient une seule valeur. Choisir un deuxième élément remplace le premier ; sélectionner plusieurs éléments dans une cellule demande une macro VBA.
Pour copier une liste déroulante vers d'autres cellules sans copier la valeur, copiez la cellule, puis utilisez Accueil > Coller > Collage spécial > Validation. Pour en supprimer une, sélectionnez les cellules et choisissez Données > Validation des données > Effacer tout.
Questions fréquentes
Comment créer une liste déroulante dans Excel ?
Sélectionnez les cellules, allez dans Données > Validation des données, réglez Autoriser sur Liste, tapez les éléments dans Source séparés par des points-virgules (North;South;East) ou sélectionnez la plage qui les contient (=$F$2:$F$5), et appuyez sur OK.
Comment modifier une liste déroulante dans Excel ?
Sélectionnez une cellule qui contient la liste, ouvrez Données > Validation des données et modifiez la zone Source. Cochez Appliquer ces modifications aux cellules de paramètres identiques pour mettre à jour chaque copie. Si la source est une plage, modifier les cellules de cette plage change la liste sans ouvrir la boîte de dialogue.
Comment supprimer une liste déroulante dans Excel ?
Sélectionnez les cellules, allez dans Données > Validation des données et cliquez sur Effacer tout, puis sur OK. Les valeurs déjà choisies restent dans les cellules ; seuls la flèche et la restriction disparaissent.
Comment créer une liste déroulante à partir d'une autre feuille ?
Tapez la référence avec le nom de la feuille dans Source : =Lists!$A$2:$A$6, ou cliquez sur l'autre feuille et sélectionnez la plage pendant que la zone Source est active. Une plage nommée (Formules > Définir un nom) fonctionne aussi : =Regions.
Comment créer une liste déroulante qui se met à jour automatiquement ?
Faites-la pointer vers une formule propagée : mettez =TRIER(UNIQUE(FILTRE(B2:B100;B2:B100<>""))) dans une cellule d'aide comme H2 et utilisez =$H$2# comme Source. Les nouvelles valeurs de la colonne B apparaissent alors aussitôt dans la liste, et FILTRE en écarte les lignes vides. Cela exige Excel 365 ou 2021.
