Die bedingte Formatierung ändert das Aussehen einer Zelle (Füllung, Schriftfarbe, Rahmen), wenn eine Bedingung zutrifft. Markiere die Zellen, geh zu Start > Bedingte Formatierung und wähle eine fertige Regel, oder wähle Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden und tippe eine Formel wie =$C2>100, die jede Zeile färbt, deren Betrag in Spalte C über 100 liegt. Die Regeln unter den Tabellen stehen in englischer Schreibweise; du kannst sie auch deutsch eingeben, mit Semikolons, etwa =UND($E2="Open";$D2<$G$2).
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Die Zeilen 2, 4 und 6 sind hervorgehoben. Ändere C3 in 100, und nichts passiert, weil die Regel "größer als 100" sagt; ändere es in 101, und Zeile 3 leuchtet auf. Die Regel steht unter dem Raster, und du kannst sie anklicken und bearbeiten.
So fügst du eine Regel der bedingten Formatierung hinzu
Das Menü hat fertige Regeln für die häufigen Fälle:
- Regeln zum Hervorheben von Zellen: Größer als, Kleiner als, Zwischen, Gleich, Textinhalt, Datum, Doppelte Werte.
- Obere/untere Regeln: Obere 10 Elemente, Obere 10 %, Untere 10 Elemente, Untere 10 %, Über dem Durchschnitt, Unter dem Durchschnitt (die 10 lässt sich ändern).
- Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze: Sie schattieren jede Zelle nach ihrer Größe, statt eine Bedingung zu prüfen.
Für alles andere schreibst du eine Formelregel:
- Markiere die Zellen, die formatiert werden sollen, beginnend mit der Zelle oben links, damit sie die aktive Zelle ist. Für die Tabelle oben ist das A2:E7.
- Geh zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
- Wähle Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
- Tippe die Formel für die aktive Zelle. Sie muss WAHR oder FALSCH liefern:
=$C2>100. - Klick auf Formatieren, wähle eine Füll- oder Schriftfarbe und drück zweimal OK.
Excel überträgt die Formel auf jede Zelle des Bereichs wie eine Formel, die nach unten und zur Seite ausgefüllt wird, also entscheiden die Dollarzeichen, worauf jede Zelle schaut. $C2 bedeutet "Spalte C, diese Zeile": Die Spalte ist fest, die Zeile wandert. Die Regeln auf dieser Seite zeigen genau die Formeln, die du in dieses Feld tippen würdest (dort mit deutschen Funktionsnamen und Semikolons).
Zellen hervorheben, die größer sind als ein Wert in einer anderen Zelle
Zeigt die Regel auf eine Zelle, statt die Zahl einzutippen, lässt sich die Grenze leicht ändern. Die Regel unten färbt nur die Zellen der Spalte Amount und vergleicht jede mit F2; die $-Zeichen in $F$2 sorgen dafür, dass jede Zelle auf F2 schaut.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Limit | ||
| 2 | 1001 | North | 120 | 100 | ||
| 3 | 1002 | South | 85 | |||
| 4 | 1003 | North | 240 | |||
| 5 | 1004 | East | 60 | |||
| 6 | 1005 | South | 150 | |||
| 7 | 1006 | East | 95 |
C2, C4 und C6 sind gefärbt. Tippe 90 in F2, und C7 kommt dazu; tippe 200, und nur C4 bleibt. Die fertige Regel Regeln zum Hervorheben von Zellen > Größer als nimmt in ihrem Feld ebenfalls einen Zellbezug an (=$F$2).
Eine Zeile anhand von Text hervorheben
Eine Textbedingung steht in Anführungszeichen. =$B2="North" färbt jede Zeile, deren Region North ist. Vergleiche mit = ignorieren Groß- und Kleinschreibung, also passt auch north. Um Text zu treffen, der ein Wort nur enthält, nimmst du SUCHEN in ISTZAHL: SUCHEN liefert die Position des Worts oder einen Fehler, wenn es fehlt, und ISTZAHL macht daraus WAHR oder FALSCH.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Note |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid on time |
| 3 | 1002 | South | 85 | Late, called twice |
| 4 | 1003 | North | 240 | |
| 5 | 1004 | East | 60 | Paid late |
| 6 | 1005 | South | 150 | Waiting for invoice |
| 7 | 1006 | East | 95 |
Die Zeilen 2 und 4 sind für North gefärbt, und D3 und D5 enthalten "late" (einmal als Late). Die zweite Regel lautet in deutschem Excel =ISTZAHL(SUCHEN("late";D2)). Ändere B7 in North, und Zeile 7 kommt dazu. Die fertige Regel Regeln zum Hervorheben von Zellen > Textinhalt macht für die markierten Zellen dasselbe wie die Regel mit SUCHEN.
Überfällige Termine hervorheben
Eine offene Bestellung ist überfällig, wenn ihr Fälligkeitsdatum vor heute liegt. In Excel lautet die Regel =UND($E2="Open";$D2<HEUTE()), und die Farben aktualisieren sich jeden Tag. Die Tabelle unten verwendet statt HEUTE() ein festes Datum in G2, damit das Beispiel immer gleich aussieht, wann auch immer du es liest: =UND($E2="Open";$D2<$G$2).
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | ||
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Mit 2026-03-15 in G2 sind die Zeilen 3, 4 und 7 überfällig. Zeile 2 hat ein früheres Datum, ist aber bezahlt, also lässt UND sie ohne Farbe. Die zweite Regel färbt D-Zellen, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind: noch keine. Ändere G2 in 2026-03-20, und D6 (fällig am 2026-03-25) wird von ihr gefärbt. Ändere E3 in Paid, und Zeile 3 fällt heraus.
Für "diese Woche fällig" oder "letzter Monat" ohne Formel bietet die fertige Regel Regeln zum Hervorheben von Zellen > Datum diese Optionen.
Leere Zellen oder Zeilen mit fehlendem Wert hervorheben
=B2="" ist WAHR für eine leere Zelle (und für eine Formel, die leeren Text liefert). Setz ein $ vor die Spalte, um die ganze Zeile zu färben, wenn eine Zelle darin leer ist: =$C2="". Die fertige Variante findest du unter Neue Regel > Nur Zellen formatieren, die enthalten, mit der Option für leere Zellen.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | Paid |
| 3 | 1002 | South | Open | |
| 4 | 1003 | North | 240 | Open |
| 5 | 1004 | East | Paid | |
| 6 | 1005 | South | 150 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | Open |
Die Zeilen 3 und 5 sind gefärbt. Tippe einen Betrag in C3, und seine Zeile wird wieder normal. =ISTLEER($C2) funktioniert hier auch, aber ISTLEER ist FALSCH für eine Zelle mit einer Formel, die "" liefert, während =$C2="" für beide WAHR ist.
Zählen, was eine Regel färbt
Eine Regel liefert nie eine Zahl, aber dieselbe Bedingung in ZÄHLENWENNS oder SUMMENPRODUKT schon. Um die überfälligen offenen Bestellungen aus dem Abschnitt oben zu zählen, mit dem Datum in G2, brauchst du zwei Bedingungen: Status ist Open, und Due liegt vor G2.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status | Today | |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid | 2026-03-15 | |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open | ||
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open | Overdue | |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid | ||
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open | ||
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Du bist dran: Zähle in G4 die offenen Bestellungen, deren Fälligkeitsdatum vor dem Datum in G2 liegt.
Die Antwort ist 3, die Zahl der gefärbten Zeilen, in deutschem Excel mit =ZÄHLENWENNS(E2:E7;"Open";D2:D7;"<"&G2). Das Kriterium "<"&G2 hängt das Kleiner-als-Zeichen an das Datum in G2; "<G2" würde mit dem Text G2 vergleichen. Mehr zu solchen Kriterien steht auf der Seite zu ZÄHLENWENNS.
Farbskalen, Datenbalken und Symbolsätze
Diese drei schattieren jede Zelle nach ihrem Wert, statt bei einer Bedingung umzuschalten. Markiere die Zahlen und wähle eines davon unter Start > Bedingte Formatierung:
- Farbskalen laufen von einer Farbe für den kleinsten Wert zu einer anderen für den größten (die erste im Katalog färbt die größten Werte grün, die mittleren gelb und die kleinsten rot). Gut für eine Heatmap einer Zahlentabelle.
- Datenbalken zeichnen in jede Zelle einen Balken, so lang wie ihr Wert im Verhältnis zu den anderen. Unter Weitere Regeln kannst du Nur Balken anzeigen anhaken, um die Zahl auszublenden.
- Symbolsätze setzen einen Pfeil, eine Flagge oder eine Ampel vor den Wert, standardmäßig nach Dritteln des Bereichs.
Um die Schwellen bei einem davon zu ändern, gehst du zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten > Regel bearbeiten, wo sich jede Farbe oder jedes Symbol an eine Zahl, einen Prozentsatz, ein Quantil oder eine Formel binden lässt.
Häufiger Fehler: die falschen Dollarzeichen
Drei Varianten derselben Regel, angewendet auf A2:E7, tun drei verschiedene Dinge:
| Regel | Was jede Zelle prüft | Ergebnis |
|---|---|---|
=$C2>100 | Spalte C ihrer eigenen Zeile | ganze Zeilen nach Betrag gefärbt |
=C2>100 | die Zelle zwei Spalten rechts von ihr: A2 prüft C2, B2 prüft D2 | nur Spalte A folgt dem Betrag; B und C sind immer gefärbt (ein Datum und ein Text zählen als mehr als 100), D und E nie |
=$C$2>100 | immer C2 | jede Zeile gefärbt oder keine |
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Order | Region | Amount | Due | Status |
| 2 | 1001 | North | 120 | 2026-03-02 | Paid |
| 3 | 1002 | South | 85 | 2026-03-10 | Open |
| 4 | 1003 | North | 240 | 2026-03-12 | Open |
| 5 | 1004 | East | 60 | 2026-03-20 | Paid |
| 6 | 1005 | South | 150 | 2026-03-25 | Open |
| 7 | 1006 | East | 95 | 2026-03-08 | Open |
Jede Zelle ist gefärbt, weil C2 120 ist. Ändere C2 in 50, und alle Farben verschwinden auf einmal. Klick auf die Regel und lösch das $ vor der 2, damit sie =$C2>100 lautet, und die Farben folgen wieder jeder Zeile. Dieselbe Regel dafür, welcher Teil fixiert wird, gilt für Formeln, die du nach unten ausfüllst; die Seite zu absoluten Bezügen erklärt sie.
Häufig gestellte Fragen
Wie wende ich eine bedingte Formatierung abhängig von einer anderen Zelle an?
Markiere die Zellen, die gefärbt werden sollen, geh zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden und schreib die Formel für die erste markierte Zelle, mit Bezug auf die andere Zelle: =$C2>100 färbt die Zeile, wenn C in dieser Zeile über 100 liegt.
Wie hebe ich mit der bedingten Formatierung eine ganze Zeile hervor?
Markiere die ganze Tabelle, nicht eine Spalte, und setz ein $ vor den Spaltenbuchstaben der geprüften Zelle: =$E2="Open". Die Spalte bleibt fest, während die Zeilennummer wandert, also prüft jede Zelle einer Zeile dieselbe Zelle.
Wie verwende ich die bedingte Formatierung mit mehreren Bedingungen?
Verbinde sie mit UND oder ODER in einer Formelregel: =UND($E2="Open";$D2<HEUTE()) färbt unbezahlte Bestellungen nach ihrem Fälligkeitsdatum. Mehrere einzelne Regeln auf demselben Bereich gelten alle; setzen zwei dasselbe Format, etwa die Füllung, gewinnt die weiter oben in Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten.
Wie hebe ich Zellen hervor, die einen bestimmten Text enthalten?
Nimm Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Textinhalt, oder die Formelregel =ISTZAHL(SUCHEN("late";A2)), die WAHR ist, wenn A2 late in beliebiger Schreibweise enthält.
Warum funktioniert meine Formel in der bedingten Formatierung nicht?
Meist liegt es an den Dollarzeichen: =$C$2>100 prüft für jede Zelle nur C2, und =C2>100 auf einer ganzen Zeile prüft in jeder Zelle eine andere Spalte. Prüf außerdem, ob die Formel für die erste Zelle des Bereichs geschrieben wurde, der unter Regeln verwalten bei Wird angewendet auf steht.
