Um in Excel eine Dropdown-Liste zu erstellen, markierst du die Zellen, gehst zu Daten > Datenüberprüfung, stellst Zulassen auf Liste, tippst die Einträge bei Quelle durch Trennzeichen getrennt (in deutschem Excel North;South;East;West) oder markierst den Bereich, in dem sie stehen, und drückst OK. Jede Zelle zeigt jetzt einen Pfeil mit diesen Auswahlmöglichkeiten, und andere Eingaben werden abgelehnt.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Region | Sales | |
| 2 | Ana | North | 120 | North | 360 | |
| 3 | Ben | South | 85 | |||
| 4 | Cara | North | 240 | |||
| 5 | Dan | East | 60 | |||
| 6 | Eve | South | 150 |
F2 zeigt 360, die Summe für North. Wähle North in B3, und F2 wächst um Bens 85. E2 hat ebenfalls ein Dropdown: Wähle dort South, und F2 zeigt stattdessen die Summe für South. Die Formel lautet in deutschem Excel =SUMMEWENN(B2:B6;E2;C2:C6); die Tabelle zeigt die englische Schreibweise, nimmt die Formeln aber auch deutsch mit Semikolons an. Eine Liste für die Eingabe und eine Formel, die sie liest, ist die häufigste Verwendung eines Dropdowns.
So erstellst du eine Dropdown-Liste, Schritt für Schritt
- Markiere die Zellen, die die Liste bekommen sollen, zum Beispiel B2:B6.
- Geh zu Daten > Datenüberprüfung (Gruppe Datentools). In englischem Excel unter Windows ist die Tastenfolge Alt, A, V, V.
- Stell auf der Registerkarte Einstellungen Zulassen auf Liste.
- Tippe bei Quelle entweder die Einträge durch Semikolons getrennt,
North;South;East;West, oder klick in das Feld und markiere den Bereich mit den Einträgen im Blatt, was=$F$2:$F$5schreibt. - Lass Zellendropdown angehakt (ohne das gibt es keinen Pfeil, nur die Prüfung).
- Drück OK.
Um die Liste mit der Tastatur zu öffnen, markierst du die Zelle und drückst Alt+Pfeil nach unten (Windows) oder Option+Pfeil nach unten (Mac). In Excel für Microsoft 365 grenzt das Tippen der ersten Buchstaben in der Zelle die Liste auf die passenden Einträge ein.
Zwei optionale Registerkarten im selben Dialog: Eingabemeldung zeigt einen Hinweis, wenn die Zelle markiert ist, und Fehlermeldung legt fest, was passiert, wenn jemand einen Wert tippt, der nicht in der Liste steht. Mit dem Typ Stopp (Standard) wird die Eingabe abgelehnt; mit Warnung oder Information wird sie nach einer Rückfrage zugelassen. Entferne das Häkchen bei Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden, damit jeder alles tippen kann und die Liste trotzdem angeboten wird.
Getippte Einträge werden durch das Listentrennzeichen der Ländereinstellungen des Computers getrennt. In deutschem Excel ist das ein Semikolon, North;South;East;West; ein Excel mit englischen Einstellungen, wie die Tabellen hier, erwartet Kommas.
Dropdown-Liste aus einem Zellbereich
Eine Liste, die in den Dialog getippt wurde, ist nicht zu sehen und muss dort bearbeitet werden. Eine Liste in Zellen ist leichter zu pflegen: Änderst du eine Zelle, ändert sich jedes Dropdown, das sie verwendet. Hier stehen die Regionen in E2:E5, und das Dropdown auf B2:B6 verwendet diesen Bereich als Quelle.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Regions | |
| 2 | Ana | North | 120 | North | |
| 3 | Ben | South | 85 | South | |
| 4 | Cara | North | 240 | East | |
| 5 | Dan | East | 60 | West | |
| 6 | Eve | South | 150 |
Ändere E5 von West in Central und öffne dann einen beliebigen Pfeil in Spalte B: Die Liste bietet Central statt West an. Die schon gewählten Werte in Spalte B ändern sich nicht.
Um einen Bereich auf einem anderen Blatt zu verwenden, der übliche Weg, Listen aus dem Blickfeld zu halten, tippst du den Blattnamen bei Quelle: =Lists!$A$2:$A$5. Damit die Liste wächst, wenn du unten einen Eintrag hinzufügst, machst du aus den Einträgen zuerst eine Tabelle (markieren, Einfügen > Tabelle) und markierst dann die Tabellenspalte als Quelle: Der Bezug wächst mit der Tabelle.
Eine dynamische Dropdown-Liste mit EINDEUTIG
Sollen die Einträge aus den Daten selbst kommen (jede Region, die in einer Spalte vorkommt, je einmal), baust du die Liste mit einer Formel und lässt das Dropdown auf das Ergebnis zeigen. =SORTIEREN(EINDEUTIG(B2:B8)) in G2 lässt die verschiedenen Regionen alphabetisch überlaufen.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rep | Region | Sales | Pick | Sales | Regions | |
| 2 | Ana | North | 120 | South | 235 | East | |
| 3 | Ben | South | 85 | North | |||
| 4 | Cara | North | 240 | South | |||
| 5 | Dan | East | 60 | West | |||
| 6 | Eve | South | 150 | ||||
| 7 | Fay | West | 95 | ||||
| 8 | Gus | East | 110 |
G2 lässt East, North, South, West überlaufen, und das Dropdown in E2 bietet diese vier an. Ändere B7 in Central, und Central erscheint sowohl im Überlauf als auch in der Liste.
In Excel stellst du die Quelle des Dropdowns auf =$G$2#. Das # nach einer Zelle bedeutet "der ganze Überlauf dieser Formel", also ist die Liste immer genau so lang wie das Ergebnis, ohne leere Zeilen am Ende. Der Überlaufbezug braucht Excel 365 oder 2021; die Quellzelle kann auf einem anderen Blatt stehen (=Lists!$A$2#). Hat die Datenspalte leere Zellen, liefert EINDEUTIG für sie eine 0; lass sie mit =SORTIEREN(EINDEUTIG(FILTER(B2:B100;B2:B100<>""))) weg. Die Seite zu EINDEUTIG behandelt die Funktion ausführlich.
Abhängige Dropdown-Listen
Eine abhängige Liste ändert sich mit der Auswahl in einer anderen Zelle: Wähle Fruit in A2, und B2 bietet nur Obst an. In Excel 365 und 2021 baut eine FILTER-Formel die zweite Liste: =FILTER(E2:E8;D2:D8=A2) liefert die Einträge, deren Kategorie zu A2 passt, und das Dropdown in B2 verwendet diesen Überlauf als Quelle.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Category | Item | Category | Item | Items | ||
| 2 | Fruit | Pear | Fruit | Apple | Apple | ||
| 3 | Fruit | Pear | Pear | ||||
| 4 | Vegetable | Carrot | Kiwi | ||||
| 5 | Vegetable | Leek | |||||
| 6 | Bakery | Bread | |||||
| 7 | Fruit | Kiwi | |||||
| 8 | Bakery | Bagel |
Mit Fruit in A2 lässt G2 Apple, Pear und Kiwi überlaufen, und das sind die Auswahlmöglichkeiten in B2. Wähle Bakery in A2: G2 wechselt zu Bread und Bagel. B2 sagt weiter Pear, bis du neu wählst, denn ein Dropdown ändert nie einen Wert, der schon in der Zelle steht. In Excel ist die Quelle von B2 =$G$2#.
In älteren Excel-Versionen nutzt der klassische Weg INDIREKT und benannte Bereiche:
- Setz die Einträge jeder Kategorie in eine eigene Spalte, mit dem Kategorienamen als Überschrift: Fruit in eine Spalte, Vegetable in die nächste.
- Markiere jede Spalte mit Einträgen und benenne sie im Namenfeld (links neben der Bearbeitungsleiste) nach ihrer Kategorie:
Fruit,Vegetable,Bakery. - Gib A2 ein Dropdown mit der Quelle
Fruit;Vegetable;Bakery. - Gib B2 ein Dropdown mit der Quelle
=INDIREKT(A2). INDIREKT macht aus dem Text in A2 einen Bezug auf den Bereich mit diesem Namen.
Die Namen müssen genau zum Kategorietext passen und dürfen keine Leerzeichen enthalten (nimm Dairy_Products, oder =INDIREKT(WECHSELN(A2;" ";"_")) als Quelle). Mehr zu INDIREKT steht auf der Seite zu INDIREKT.
Den Wert des gewählten Eintrags nachschlagen
Ein Dropdown ist oft die Eingabe eines Bestellformulars oder eines Angebots: Der Benutzer wählt ein Produkt, und ein Verweis trägt seinen Preis ein.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Product | Price | Product | Price | ||
| 2 | Order | Pear | Apple | $1.20 | ||
| 3 | Pear | $1.50 | ||||
| 4 | Carrot | $0.80 | ||||
| 5 | Bread | $2.40 | ||||
| 6 | Milk | $1.10 |
Du bist dran: Gib in C2 den Preis des Produkts, das in B2 gewählt ist, aus der Tabelle in E:F zurück.
Mit Pear als Auswahl ist die Antwort $1.50, in deutschem Excel mit =SVERWEIS(B2;E2:F6;2;FALSCH). Wähle in B2 ein anderes Produkt, und der Preis zieht mit. =XVERWEIS(B2;E2:E6;F2:F6) funktioniert ebenfalls; die Argumente stehen unter SVERWEIS.
Eine Zelle nach dem gewählten Eintrag färben
Um die Zelle nach der Auswahl zu färben (grün für Done, rot für Late), fügst du denselben Zellen eine Regel der bedingten Formatierung hinzu: Markiere B2:B6, geh zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich, tippe Late und wähle ein Format. Um die ganze Zeile zu färben, markierst du A2:B6 und nimmst Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden mit =$B2="Late".
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Task | Status |
| 2 | Quote | Done |
| 3 | Invoice | Late |
| 4 | Order | Open |
| 5 | Report | Late |
| 6 | Survey | Done |
B3 und B5 sind hervorgehoben. Wähle Late in B4, und auch B4 wird hervorgehoben; wähle Done in B3, und die Hervorhebung verschwindet. Die Seite zur bedingten Formatierung behandelt Regeln ausführlich.
Warum eine Dropdown-Liste nicht funktioniert
- Zellendropdown ist unter Daten > Datenüberprüfung nicht angehakt. Die Liste schränkt die Eingaben weiter ein, aber es gibt keinen Pfeil.
- Der Pfeil erscheint nur an der markierten Zelle. Nichts im Raster markiert die anderen Zellen mit einer Liste; um sie zu finden, nimmst du Start > Suchen und Auswählen > Datenüberprüfung.
- Der Quellbereich hat leere Zellen, also zeigt die Liste leere Zeilen. Markiere nur die gefüllten Zellen, oder nimm eine übergelaufene Quelle (
=$G$2#), die keine leeren Zellen hat. - Die Einträge wurden mit dem falschen Trennzeichen getippt:
North,Southwird in deutschem Excel, das Semikolons verwendet, zu einem Eintrag namensNorth,South. - Ein Dropdown enthält einen Wert. Wählst du einen zweiten Eintrag, ersetzt er den ersten; mehrere Einträge in einer Zelle zu wählen, braucht ein VBA-Makro.
Um ein Dropdown in andere Zellen zu kopieren, ohne den Wert zu kopieren, kopierst du die Zelle und nimmst dann Start > Einfügen > Inhalte einfügen > Gültigkeit. Um eines zu entfernen, markierst du die Zellen und wählst Daten > Datenüberprüfung > Alle löschen.
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich in Excel eine Dropdown-Liste?
Markiere die Zellen, geh zu Daten > Datenüberprüfung, stell Zulassen auf Liste, tippe die Einträge bei Quelle durch Semikolons getrennt (North;South;East) oder markiere den Bereich, in dem sie stehen (=$F$2:$F$5), und drück OK.
Wie bearbeite ich eine Dropdown-Liste in Excel?
Markiere eine Zelle mit der Liste, öffne Daten > Datenüberprüfung und ändere das Feld Quelle. Hak Diese Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden an, um jede Kopie zu aktualisieren. Ist die Quelle ein Bereich, ändert sich die Liste, wenn du die Zellen dieses Bereichs bearbeitest, ohne dass du den Dialog öffnest.
Wie entferne ich eine Dropdown-Liste in Excel?
Markiere die Zellen, geh zu Daten > Datenüberprüfung, klick auf Alle löschen und dann auf OK. Die schon gewählten Werte bleiben in den Zellen; nur der Pfeil und die Einschränkung verschwinden.
Wie erstelle ich eine Dropdown-Liste aus einem anderen Tabellenblatt?
Tippe den Bezug mit dem Blattnamen bei Quelle: =Lists!$A$2:$A$6, oder klick, während das Feld Quelle aktiv ist, auf das andere Blatt und markiere den Bereich. Ein benannter Bereich (Formeln > Namen definieren) funktioniert ebenfalls: =Regions.
Wie erstelle ich eine Dropdown-Liste, die sich automatisch aktualisiert?
Lass sie auf eine übergelaufene Formel zeigen: Schreib =SORTIEREN(EINDEUTIG(FILTER(B2:B100;B2:B100<>""))) in eine Hilfszelle wie H2 und nimm =$H$2# als Quelle. Neue Werte in Spalte B erscheinen dann sofort in der Liste, und FILTER hält leere Zeilen heraus. Das braucht Excel 365 oder 2021.
